В контекста на дистанционните или хибридни модели на работа и гъвкавите работни графици, е важно както за компанията, така и за служителя, да има ясна дефиниция за това, какво означава "на работа".
Членовете на екипа и мениджърите искат да знаят предварително кога колегите им са на разположение за работа, когато са в офиса, у дома или работят от клиентски обекти, и кога всъщност започва и приключва тяхната работа.
Служителите искат да имат възможност за максимална гъвкавост в определянето на работния си график, за да съчетаят професионалния си и личния живот правилно и да създадат ясна разграничение между двата.
Работно присъствие
Начинът, по който работим, се променя. С нарастването на броя на хората, работещи дистанционно или от дома, традиционната офисна среда става все по-неразпространена. За много хора, това е положителна промяна - дава им повече гъвкавост и свобода, когато става въпрос за работния им живот. Въпреки това, има някои недостатъци при работа в хибридна среда, където някои хора са в офиса, а други не са.
Един от най-големите предизвикателства при работа в хибридна среда е запазването на чувството за присъствие. Когато сте в офиса, лесно е да видите кои са там и кои не. Но когато хората работят от вкъщи или от различни места, може да бъде по-трудно да знаете кои са на разположение и кои не. Това може да затрудни колаборацията по проекти или просто да се проведе разговор.
Oraroo решава всичко това, като позволява на своите потребители да заявят своето присъствие на работа (начало, почивка, край), но също така и чрез възможността да се интегрира с онлайн системи за контрол на достъпа. Това позволява на техните колеги или мениджъри да бъдат осведомени, когато те са "на работа" или не, без значение какво наистина означава "на работа".
При условията на дистанционна работа с гъвкаво работно време, се препоръчва на служителите да сигнализират началото и края на фактическото работно време, както и по време на почивките.
В Oraroo сме внедрили бърз и интуитивен метод (бутон за стартиране, пауза, спиране на таймера), за записване на фактическото присъствие на работа. Така, ръководителят и екипът могат бързо да се информират в страницата "Календар на моя екип", дали колега може да бъде достигнат за работно обсъждане или се отдава на лично време.
По-следване организациите се стремят към подобряване на сигурността и безопасността при намаляване на разходите , те обърнаха се към автоматизирани системи за достъп , които да ги помогнат да постигнат тези цели . Тези системи могат да предоставят ценни данни за присъствие , които могат да се използват за подобряване на сигурността , безопасността , и ефективността , при намаляване на разходите .
С използването на стандартната функция за Импорт, подобни данни могат да бъдат качени в Ораро, след което да бъдат използвани за допълнителен анализ от управлението за сравнение с докладваните графици на работно време, извънредни работни часове и др. Като част от Пакета "Enterprise", такъв импорт на данни може да бъде автоматизиран, така че да пристига в Ораро в реално време, предоставяйки колегите видимост на присъствието и незабавни възможности за сътрудничество.
Месторабота
Съвременното работно място вече не е ограничено от местоположение. Благодарение на напредъка в технологиите, все повече и повече служители могат да работят от разстояние, било то от дома, кафене или дори от съвместно работно пространство.
Има множество предимства от гъвкавото работно място. За служителите, това може да означава по-добър баланс между работа и личен живот, по-голяма независимост и свобода, и възможността да работят от всякъде по света. За работодателите, това може да означава намалени разходи за облаги, повишена продуктивност и възможността да привличат най-добрите таланти. С по-голям брой компании, които приемат гъвкави работни места, става ясно, че това е бъдещето на работата.
В компанията Ораро, освен традиционните офиси, работното място може да бъде всяко друго място с адрес. Това може да включва собствения ви дом, дома на партньор, приятел или роднина, съвместно работно пространство или дори офис на клиент, ако проектът го изисква.
Политиката на компанията може да реши, че определени видове работни места се разрешават само с одобрение от някого. Например има случаи, когато работата от офиса е нормална практика, докато работата от дома може да бъде разрешена само при одобрение от по-горния ръководител. Въпреки това, има и други случаи, когато офисите на компанията са малки и използването на тях е ограничено от наличността на работни места, които изискват предварителна запазеност.
Всички тези случаи се поддържат напълно от Ораро.
Мястото на работа на служителите може да бъде на работодателското им място, на клиентите или у дома (телеработа)
Мениджерът може да планира работното място в зависимост от конкретните нужди:
- на мястото на клиента, когато е необходимо;
- в някое от офисите на компанията, като се вземат предвид капацитетът им (в режим на гъвкав работен плот или на резервиран работен плот);
- у дома, въз основа на посочените от служителя места на живеене
Освен това, самите служители могат да поискат промяна в планирането на работното място, а компаниите могат да решат дали такива действия са предмет на одобрение от техните надзорници.
Електронно оформена процедура във вашата компания за позволяване на служителите да поискат да работят от вкъщи има много предимства. Това ще помогне на екипа по човешки ресурси да обработва по-лесно и по-бързо заявленията за "Работа от вкъщи" и винаги да разполага с актуални доказателства за това, кой е в офиса, работи в офиса на клиент или работи от вкъщи. Служителите и мениджърите също ще оценят прозрачността и лекотата около този процес.
Oraroo помага на компаниите да опростят такава процедура. За да подадете заявка за работа от вкъщи, служителите следват следните стъпки:
- достъпват раздела Моят Календар;
- кликват върху бутона "+" или директно избират желания период от календара;
- избират типа заявка "Планиране на работно място";
- в случай че служителите имат много домашни адреси (например домицилът на служител е в Бузъу, но той живее под наем в Букурещ. Той може да работи понякога от двете града), те могат да изберат правилния от списъка с адреси. Списъкът с домашните адреси, от които служителите могат да работят от вкъщи, е предварително зададен от екипа по човешки ресурси, в зависимост от случая с всеки служител;
- изпращат заявката за одобрение.
Заявките за работа от вкъщи обикновено се одобряват от директните мениджъри, но ако се нуждаят от второ мнение за вземане на решение, те могат да поискат допълнително одобрение от друг член на екипа, участник в проект и т.н.
Съобщения до служителите
За да изградите и поддържате един единствен и ефективен отбор, добрата комуникация е ключ, особено когато членовете на отбора работят на разстояние.
Когато комуникирате със служители, работещи на разстояние, е много важно да бъдете ясни и кратки в комуникацията си, за да избегнете замесване или неразбирателство, но и за да съобщение се чете или разбира-се: По добре е да изпратите съобщение на повече хора отколкото трябва, отколкото премалко. Това ще помогне да се уверите, че всеки е на една и съща страница, или никой да се чувства изоставен или в неизвестност. От друга страна,
Анкети за работната среда на служителите
Температурните изследвания са ценен инструмент за удовлетвореността иразбирането на факторите , които допринасят за
В рамките на организацията, анкетите могат да бъдат създадени от различни отдели или екипи, като отдела за пазарно изследване, отдела за комуникация, маркетинговия екип, екипът по човешки ресурси.
Oraroo помага на тези екипи да:
- дефинират персонализирани анкети с множество отговори на отворени въпроси и варианти за избор;
- разпределят анкети на служителите в рамките на организацията;
- автоматично събират отговори на анкети. Те се съхраняват в база данни и по-късно могат да бъдат анализирани чрез доклади;
- автоматизират определени процеси, като изпращане на известия до служителите, спестявайки време и усилия за организацията.
Как можете да дефинирате нова анкета в Oraroo?
На първо място се споменават някои минимални детайли за анкетата.
- Достъпете раздела, посветен на анкетите в раздела HR Admin - Раздел "Анкети" ;
- Щракнете върху бутона "+" , за да добавите нова анкета;
- Посочете основна информация като Вътрешно име, Заглавие и Описание;
- Ако името на служителя трябва да остане анонимно при попълването на отговорите, отметнете полето "Анонимен". В противен случай, при проверка на отговорите ще виждате имената на служителите;
- Изберете състоянието на анкетата: В процес – когато процесът на разработка или администриране към служителите все още продължава, Публикувано – когато служителите могат да го достъпят и да отговорят на въпросите. Обработката на информацията и попълването на отговорите още не е завършено или Затворено – когато отговорите на въпросите са обработени и служителите вече не могат да го достъпват, за да отговарят на въпросите.
- Натиснете бутона Запази, за да запазите основната информация за анкетата.
След като добавите основната информация, ще бъдете пренасочени към страницата Подробности за анкетата , където ще можете да добавите въпросите, които ще образуват тази анкета, в раздела Въпроси към анкетата . За да добавите въпрос:
- Щракнете върху бутона "+" в раздела Въпроси за анкетата;
- Посочете името на въпроса;
- Задайте номера и името на възможните отговори. Ако не, въпросът ще има отворен отговор;
- Можете да зададете кои въпроси и отговори зависят от появата на новия въпрос в анкетата;
- Изберете реда на появата на въпроса в анкетата;
- Щракнете върху бутона Запази, за да добавите въпроса.
След като запазите въпроса, ще бъдете пренасочени към страницата Подробности за анкетата , екрана, от който също добавихте първия въпрос. След това, за да добавите още въпроси към анкетата, клонирайте съществуващи въпроси и променете имената им или следвайте същите стъпки, изброени по-горе, докато завършите с добавянето на всички въпроси.
Захващане на данни за присъствие от автоматизирани системи за достъп.
Докато организациите стремят да подобрят сигурността и безопасността и да намалят разходите, тези се обръщат към автоматизирани системи за достъп , които да им помогнат да постигнат тези цели. Тези системи могат да предоставят ценни данни за присъствието,, които могат да бъдат използвани за подобряване на сигурността, безопасността и ефективността при намаляване на разходите.
Като част от Enterprise Plan, всички тези данни могат да бъдат импортирани в ОРУРУ, след което могат да се използват за допълнителен анализ от управлението, за да се проверят с документираните графици за работното време, пърено време, и др. Като част от Enterprise Plan, импортът на такива данни може да бъде автоматизиран и да стигне в ОРУРУ почтив реално време, осигурявайки на колегите видимост на присъствие и незабавни възможности за сътрудничество.