Гъвкавите работни графици стават все по-популярни, по мярка че фирмите се стремят да осигурят по-добър баланс между работа и личен живот за своите служители. Гъвкав работен график е договореност между работодател и служител, която позволява на служителя да варира началния и краен час на работата си, както и да се отпуска през деня, по необходимост.
Има много ползи от гъвкавите работни графици както за служителите, така и за работодателите. Служителите, които имат гъвкав работен график, често откриват, че могат по-добре да балансират работата и личния си живот. Това може да доведе до повишена продуктивност и удовлетворение на работното място, както и до намаление на нивото на стрес. Работодателите, които предлагат гъвкав работен график, често откриват, че служителите им са по-готови да се ангажират и се отдават на работата си.
Ако разглеждате въвеждането на гъвкав работен график във вашата фирма, има няколко неща, които трябва да имате предвид. Първо, важно е да ясно комуникирате очакванията и правилата на договореността на всички служители. Второ, трябва да сте гъвкави сами, за да откликнете на нуждите на служителите. Накрая, проверявайте редовно дали договореността отговаря на нуждите както на служителите, така и на фирмата.
Oraroo може да организира гъвкавите работни графици на вашия екип така, че да бъдат стимулиращи за служителите, както и да бъдат добре разбрани и приети от всички в компанията.
Работно разписание
Няма един размер, който да отговаря на всички когато става въпрос за това, кой вид работно време е най-добър. Най-доброто работно време за вас зависи от вашите индивидуални нужди и предпочитания, а Oraroo поддържа повечето от тях.
Ето четири често срещани вида работни графи, които трябва да обмислите, заедно с техните предимства и недостатъци.
1. Пълно работно време. Типичното работно време на пълно работно време включва работа 40 часа седмично. Предимствата на пълното работно време включват редовна заплата, достъп до служебни привилегии и възможност за напредък в кариерата. Недостатъкът е, че пълното работно време може да бъде изтощително и да остави малко време за нещо друго.
2. Непълно работно време. Работно време на непълно работно време включва работа по-малко часове от пълно работно време. Предимствата на непълното работно време включват гъвкав график, възможността да се работи около други ангажименти и намалени нива на стрес. Недостатъкът е, че непълното работно време често възнаграждава по-малко от пълното работно време и може да бъде по-трудно да се намери.
3. Гъвкаво работно време. Гъвкавото работно време ви позволява да варирате началния и крайния час, в който работите през всеки ден от седмицата. Предимствата на гъвкавото работно време включват възможността да работите около други ангажименти и възможността да се възползвате от свободно време. Недостатъкът е, че гъвкавото работно време може да бъде по-малко стабилно от редовно работно време и може да се счита, че не предлага същите възможности за кариерно развитие.
4. Специализираните промишлености изискват други видове работни графи, като работа 12 часа със 24 или 48 часова почивка, работа в гъвкави смени и т.н.
Повечето компании имат стандартизиран работен график. В същото време, все повече и повече често, компаниите искат да предложат на своите служители повече гъвкавост при определянето на работния им график, както от гледна точка на началния/крайния час, така и от гледна точка на броя часове, работени в определени дни.
Това може да бъде голяма главоболка за отделите по човешки ресурси или мениджърите, но такива ситуации са много лесни за справяне с Oraroo.
Освен нормалния програма на работа на пълен работен ден, в Oraroo можете също да имате служители с:
- програма на непълен работен ден,
- гъвкав начален/крайни час,
- неравномерна програма.
Поради това, вече не трябва да полагате голямо усилие за справяне с такива ситуации.
Отсъствия
Когато става въпрос за отпуска на служителите, има няколко неща, които трябва да се помисли, за да се осигури гладка работа.
Първо, Хорър трябва да може да определи различни видове отсъствия за различни цели: от заслужени почивки, до справяне с болест и грижи за новородено, до вземане на отпуск за някои специални събития в живота на служителя, както и по законово заявено присъствие при извършване на някоя обществена задължителност.
След това, важно е да има ясна политика, свързана с наличните отпуски. Това ще помогне да се избегнат всякакви неясноти или разочарования от страна на служителите и мениджърите. В Хорър служителите могат да видят оставащите им дни от отпуск, както от настоящата, така и от миналите години, в зависимост от трудовото законодателство.
Накрая, важно е да има гъвкав и прост процес. Хорър използва процес на отсъствие, който позволява на служителите да съобщават бързо недостъпността си на началника и отборите си, като по-късно представят съответната документация за обосновка.
Чрез използването на Хорър за управление на заявките за отсъствия, можете да осигурите гладък и безпроблемен процес на отпуск за всички засегнати.
Ораро е първата стъпка, когато вашите служители планират своята отпуска. В своя собствена календар, те избират периода, в който ще отсъстват, и заявката незабавно се изпраща в потеклия процес за одобрение.
Ако те се нуждаят да отсъстват за нещо друго освен отпуск, те ще трябва да изберат типа отсъствие, съгласно правилата, определени от HR. Ако тези правила изискват и прикачването на подкрепящи документи, това може да се направи незабавно или по-късно, когато те са на разположение. Освен това, служителите могат да укажат своя заместник по време на периода на отсъствие, който незабавно бива уведомен за това.
Незабавно след като заявката бъде инициирана, отсъствието е видимо в календара на екипа, така че всички колеги незабавно да знаят, че екипът не е пълен този ден, с цел бързо да се организират.
Както при всяка работна процедура в Oraroo, директният мениджър ще получи заявката в своя списък с задачи, където те могат да решат дали да я одобрят, да поискат одобрение от друг колега или пояснение от инициатора.
С Oraroo можете да управлявате законно изискваните отпуски и вашите специфични правила за отсъствия.
Освен законните почивни дни или минималното право на заплатен отпуск според закона, можете да предложите на вашия екип допълнителни дни отсъствие по различни причини.
Можете дори да създадете бързо ваши собствени видове отпуск, които могат да бъдат активирани само за определен период от време, с лимит на дни годишно или дори на часове.
Oraroo автоматично ще актуализира наличното време за отпуск на служителите всеки година, като взема предвид и вашите политики, които увеличават наличния отпуск с тяхната лоялност.
Вашето екипът иска да знае по всяко време колко дни почивка имат остават.
С Oraroo вашият персонал не трябва да го изчислява самостоятелно и в същото време не отнемат времето на своя колега от HR да го направи.
С Oraroo е толкова просто: Всеки служител може да проверява раздел в платформата, където се изчисляват вече всички налични и използвани дни почивка, за всяка категория от отсъствие.
В същото време, мениджърите и екипът от HR могат да видят актуалните налични почивни дни за целия екип. По този начин те могат по-добре да планират своите проекти, за да гарантират техния успех, като запазват баланса между работа и личен живот на служителите си.
Подготвено време
Работа в извънредно време често се смята за необходимо зло на работното място. Тя може да бъде източник на допълнителен доход за служителите, но също така може да доведе и до умора и изгаряне.
Когато става дума за управление на работата в извънредно време, ключът е да се постигне баланс. Не следва да се очаква служителите да работят изключително много часове, но в същото време извънредното време не трябва да се използва като костилка за избягване на наемане на допълнителен персонал.
Има няколко неща, които работодателите могат да направят, за да управляват работата в извънредно време по начин, който е справедлив както към служителите, така и към бизнеса:
1. Уверете се, че служителите са запознати с политиката за извънредно време, преди да започнат да работят.
2. Установете ясни насоки за кога и как може да се работи в извънредно време.
3. Избягвайте непредвидени заявки за извънредно време. По възможност, планирайте предварително и дайте на служителите колкото се може по-рано уведомление.
4. Предлагайте алтернативи на извънредното време, като гъвкаво работно време или работа от вкъщи.
5. Поощрявайте служителите да правят почивки по време на продължителни периоди на извънредно време.
6. Ограничете количеството извънредно време, което служителите могат да работят в определен период.
7. Предоставете допълнително обезщетение на служителите, които редовно работят в извънредно време.
8. Следете работните натоварвания на служителите, за да се гарантира, че не са претоварени.
9. Бъдете разбиращи, когато служителите имат нужда от отпуск за възстановяване след работа с изключително много часове.
10. Имайте план за справяне с неочаквани внезапни натоварвания на работа.
За да се предотврати злоупотребата от работодателите, извънредното време е силно регулиран аспект на работата. Поради това, че има толкова много документация, свързана с него, много предприятия предпочитат да го избягват колкото се може повече или просто игнорират факта, че персоналът трябва да работи дълги часове, за да постигне целите си.
Oraroo може да промени това. Като е съвместим с трудовото законодателство и прави този процес възможно най-лесен, Oraroo превръща извънредното време в ценен инструмент за бизнеса, който може да се използва по начин, който допринася и за полза на служителите, и не засяга тяхният основен баланс между работа и живот.
Неочаквани ситуации в проекти или в дневната дейност могат да доведат до извънредно време. Мениджърът трябва да издаде бързо искане за извънредно време, но то също трябва да бъде формализирано според закона.
В Oraroo всеки мениджър може бързо да поискат извънредно време за членовете на своя екип. Тези искания ще достигнат до служителите веднага, и те ще бъдат в състояние да потвърдят исканията си също толкова бързо, като имат и възможност да ги отхвърлят.
Одобреното и изработено извънредно време ще се появи в личния календар на всеки служител за отпуск датиран с периода, предвиден от закона.
След това данъчният експорт ще отрази правилно как времето на извънредното време е отработено от служителите, както и компенсации със свободно време или други методи, позволени от закона.
Управлението на отделното възстановяване от отработено време е обикновено времеемъващ процес.
То предполага:
- Оперативна отчетност за часовете, които трябва да бъдат възстановени, и периода за възстановяване
- Поддържане на записи за възстановявания / компенсации, с въздействие върху заплатата
В Oraroo и HR отборите, и мениджърите разполагат с ясна ситуация по отношение на извънредното време:
- Формалният срок, до който служителите могат да възстановят своето извънредно време
- Колко от извънредното време беше компенсирано със свободно време, но и това, което не може да бъде възстановено по различни причини.
Цялата тази информация е осветлена и в отчета за заплатата, което улеснява изчисляването на заплатената компенсация за ситуации, в които извънредното време не може да бъде възстановено в рамките на определения законен срок.
Работен График Операции
Работният график е от съществено значение за успешното функциониране на всяка бизнес дейност. Разполагането на добре организирани работни графици може да помогне на бизнесите да постигнат своите цели и да подобрят своята финансова ситуация. Ето няколко съвета относно работата с работни графици:
1. Следете работното време на служителите. Знанието колко часа работят служителите ви всеки седмица е решаващо за това, че бизнесът ви функционира гладко. Можете да използвате софтуер за проследяване на работно време или служителите ви могат да се отчитат при пристигане и напускане на работното място всеки ден.
2. Уверете се, че работното време на служителите е правилно разпределено. След като знаете колко часа работят служителите ви, можете да ги разпределите съответно, така че те да получат необходимото количество почивка и за да вашият бизнес функционира гладко.
3. Комуникирайте със служителите си. Когато имате работен график, важно е да комуникирате със служителите си за него. Кажете им кога трябва да дойдат на работа, какви са техните задължения и всичко, което им е необходимо да знаят. Добрата комуникация ще помогне да бъде осигурено, че служителите ви са в състояние да изпълнят работата си правилно.
4. Бъдете гъвкави. Нещата се променят и работният ви график трябва да може да се променя с тях. Ако трябва да направите промени в графика си, уверете се, че това е комуникирано на служителите ви. Гъвкавостта също означава да позволявате на служителите ви да се занимават със свои лични проблеми и да надокарват загубените часове в графика по-късно.
5. Имайте резервен план. Нещата непременно ще се объркат, затова е важно да имате резервен план. Ако служител не може да се яви на работа според графика, трябва да имате някого, който да замества за него. Това ще помогне на бизнесът ви да функционира гладко, дори когато нещата се объркат.
Може да се изнася в Excel формат директно от платформата, в зависимост от избрания месец и компания.
Изнесеният документ съдържа информация за: времето, работено според работния график и дневната работна ставка, времето, прекарано на работа, видовете взети празници.
Поради факта, че документът често представлява начин за предаване на информация на партньорите от услугите по заплати, се изнася и редица допълнителна информация:
- дни на почивка, оставащи налични или взети напред;
- делови пътувания, които са се състояли;
- длъжностите, отдели и разходните центрове, на които са разпределени служителите;
- информация, необходима за плащането (например сметки), както и електронното изпращане на заплати (например електронни адреси);
- допълнителните часове, в зависимост от тяхния тип (часове от нормалния график, нощни часове, законодателни празнични часове, часове през уикенда) и тяхната компенсация
Завършването на месеца е процес на "замразяване" на данните, свързани с присъствието, за да се гарантира стабилна основа за изчисляването на заплатата.
Всъщност, след края на месеца записите, свързани с работното разписание или празници, не могат да бъдат променяни. Експортът на заплатата след това може да бъде извършен без възможност за допълнителни промени.
Въз основа на действията на служителите върху бутоните, Oraroo поддържа дневник на присъствието.
Алтернативно, той може да се попълва автоматично, въз основа на установения работен график.
На базата на дневника, платформата генерира съдържанието на Сборния доклад за присъствие. По този начин, усилието на отговорното лице за управление на присъствието в организацията се намалява.
Придобитият Сборен доклад за присъствие включва:
- начално и крайно време на програмата;
- време, прекарано по време на почивка;
- колко часа бяха наистина