Администрирането на човешките ресурси се фокусира върху процесите и процедурите, които се следват, за да се управляват хората в една компания. Тези работни процеси могат да варират в зависимост от големината и нуждите на организацията, но има някои общи елементи, които обикновено се включват.
Първата стъпка във всяко преживяване на човешки ресурси е идентификацията на необходимата работна сила. Това включва определяне на необходимият персонал, уменията и опита, които те трябва да притежават, и задачите, за които те ще бъдат отговорни. След като работната сила бъде идентифицирана, следва набирането, което води до самото наемане на служителите.
Когато служителите потвърдят приемане на оферта и подписване на договора, те трябва да бъдат приемани в компанията. Това включва предоставяне на необходимите инвентари и достъп до системите, но също така и обучение и ориентация, така че те да са в състояние да изпълняват своите работни задължения ефективно. Освен това, процесът на приемане трябва също да включва преглед на политиките и процедурите на компанията.
След като служителите са вече в компанията и работят, те ще трябва да бъдат управлявани на постоянна основа. Това започва със способността да се предоставят бързи отговори на обичайни заявки на служителите, необходими за правилното изпълнение на тяхната работа, както и справянето с по-сложни аспекти като оценяване на работата, наставничество и развитие, както и управление на всякакви дисциплинарни въпроси, които могат да възникнат. Заедно с това, мениджмънтът и екипът по човешки ресурси ще бъдат отговорни и за наблюдение на различни показатели, свързани с работата на служителите и операциите, които трябва да бъдат лесно достъпни.
Ораро предоставя ефективен начин за справяне с целият спектър от дейностите по администриране на човешките ресурси, позволявайки на компаниите да развиват ефективна и ефикасна работна сила.
Структура на организацията
При разрастването и разширяването на компаниите, те често се нуждаят да преоценят и коригират организационната си структура. Организационната структура на една компания е начинът, по който тя е настроена да постигне своите цели. Има много различни видове организационни структури и Oraroo поддържа всички тях.
Най-честият вид организационна структура е йерархична структура, в която съществува ясна верига на командване и власт. Този вид структура е прост и ефективен и работи добре за компании, в които има ясно разпределение на труда. Въпреки това, йерархичните структури могат да бъдат неустойчиви и бавни в отговор на промени.
Друг вид организационна структура е матричната структура. В матрична структура има повече от една верига на командване и служителите докладват на повече от един мениджър. Този вид структура е по-гъвкав от йерархичната и може да помогне на компаниите да реагират бързо на промени на пазара. Въпреки това, матричните структури могат да бъдат объркващи и трудни за управление.
Най-добрата организационна структура за една компания зависи от конкретните й нужди. Големите компании често имат сложни операции и се нуждаят от бърза реакция на промените. За тези компании матричната структура може да е най-добрият избор. По-малките компании могат да се справят с по-проста йерархична структура.
В крайна сметка, най-добрата организационна структура за една компания зависи от нейния размер, индустрия и цели и това е наистина тази, която помага най-добре на компанията да постигне своите цели.
Можете да създадете организационната структура на вашата компания като структура от организационни единици, които са управленски структури на различни нива (отдел, дивизия, офис, услуга).
Вашият екип има постоянна видимост върху организационната структура на вашата компания, с различни перспективи:
- Една от йерархичните организационни единици,
- Една от позициите в различните организационни единици, заети или не, от вашите колеги, заедно с мениджърите на тези единици (подобно на графична форма на заявка за функции)
- Една от операционните йерархични подчинености, когато тя е различна от йерархичните организационни единици.
При настройка на организационната единица можете да определите позициите в компонента, както и броя на позициите в съответствие с одобрения бюджет. Също така се определя позицията, която изпълнява ролята на лидер на организационната единица.
Общо казано, една компания може да управлява различни видове трудови договори. Отделът по човешки ресурси може да управлява пълно работно време, частично работно време и гъвкаво работно време в Oraroo. Всеки служител има свой собствен екран с детайли, където може да се получи достъп до информация, свързана с трудови данни, работно време, длъжност или ваканционни дни.
Динамиката на дейността на компаниите изисква предоставянето на човешки ресурси със специфични умения за временни периоди. Затова в Oraroo, освен служителите, можете също така да следите Партньорите по Услуги, които подкрепят проектите на компанията за ограничен период (например наемани служители, външни консултанти).
Можете да предоставите на Партньорите по Услуги ограничен достъп до информация в Oraroo, като имате възможност да достъпвате само следните раздели:
- Моят График: записва времето, отработено само по проектите със съществуващи задачи;
- Моят Календар: провери своите проектни задачи или поиска свободни дни;
- Моите Разходи: записват разходи, които ще бъдат препратени към отдела по финанси за уреждане.
Тенденцията за групи от компании, споделящи едни и същи системи, е във възход . Основните предимства на този подход са намаляване на разходите и повишаване на ефективността . Чрез консолидиране на различните бизнес процеси и системи, организациите могат да избегнат дублиране и пресек , което може да доведе до значителни спестявания в разходите .
Освен това, споделянето на системите ще помогне на
Договори и документи за служители
Когато става въпрос за трудови договори и администрация на документи, има няколко ключови неща, които трябва да се помнят. Първо и най-важно, е важно да имате ясен и концизен договор, който описва очакванията и на работодателя, и на работника. Договорът трябва да включва неща като работни задължения, заплата и осигурителни възнаграждения.
Освен договора, има още няколко важни документа, които трябва да се запазят. Тези включват описанието на работната позиция на служителя, което описва конкретните задължения и отговорности на служителя, документи, които се изискват законно от служителя като част от процеса на включване и други документи, които отразяват заявленията и причините на служителя, промени в длъжността и др.
Има изключителна важност да има система за проследяване и управление на документите на служителя. Имайки добра система, ще се гарантира, че всички необходими документи са лесно достъпни и нищо не се губи. Важно е да ги държите организирани и актуални. Това означава редовно преглеждане и актуализиране на документите, както и тяхното съхранение на централно място, където могат да бъдат лесно достъпни и от работодателя, и от работника.
Oraroo може да бъде електронен репозиторий на документите на служителите, така че да можете да се уверите, че вашите трудови договори и администрация на документи са ефективни и ефикасни.
Oraroo ви позволява да определите типове документи, които позволяват правилна класификация на документите на служителя, както и настройка на нива на поверителност. Можете да решите на кои документи служителят има достъп, както и на кои документи има достъп директният мениджър.
Орару предлага възможността за регистриране и достъп до служебните файлове на служителя електронно. Имайки цялата информация за работника видима на едно място, вашият труд като управител на човешките ресурси става много по-лесен.
Служебният файл може да бъде достъпен от екрана с подробности за служителя, който е достъпен за всеки назначен човек в компанията. Той предоставя пълен образ на данните за този служител, от началото на трудовия договор.
Данни като служебни документи (копие на лична карта, изявление за лекарско осигуряване, различни декларации на служителите, свидетелство за раждане, свидетелство за брак, работно описание, CV и други), трудов договор, друг допълнителен договор към трудовия договор, дипломи от училище или курсове или други документи, изисквани и важни от компанията, могат да бъдат съхранени в раздела Приложения - Служебен файл . Можете да качвате връзки към външни уебсайтове или документи, приемат се различни файлови формати от Орару, като pdf, excel, word, jpg, png и други.
В Oraroo могат да бъдат инициирани различни потоци, които директно засягат служителите (одобряване на искания за отпуски, одобряване на отчети за разноските, одобряване на планирането на работно място и други), а в качеството на мениджър или лице от човешките ресурси можете да изискате определени документи от служителите, в зависимост от ситуацията.
Обикновеният случай е одобряването на болничен отпуск. За да одобри такъв отпуск, компанията ще се нуждае от подкрепящи документи (медицински удостоверения). Служителите могат да качват изисканите документи по време на потока за одобрение на отсъствието, и след това те се запазват в детайлите за всеки служител, в раздела Прикачени файлове - Други документи. Така служителите от човешките ресурси имат бърз достъп до данни и документи, а риска от загуба на качените документи е значително намален.
С Oraroo, отбори за управление на човешките ресурси могат да управляват свързана със заетостта информация, като:
- Информация за договора - дата на заетост, дата на подписване, номер на договора, дата на прекратяване или причина;
- Информация за мястото и типа на работата - позиция, работно място, наличието на клаузи за работа на разстояние, норма и работно време;
- Възнаграждение и блага - заплата, дни за отпуск или други;
- Папка на служителя: всички свързани с човешките ресурси документи, като копие на личната карта, свидетелство за брак, свидетелство за раждане, трудови декларации и други;
- Квалификации: професионални умения, познания или способности;
- Различни показатели, които да отбелязват рентабилността и разходите в компанията за съответния служител;
За всеки служител има специално показване с представените по-горе детайли, което може да бъде достъпвано само от отборите за управление на човешките ресурси.
Доклади и изчислени индикатори
Оперативните и производствени индикатори са инструменти, които бизнесите използват, за да разберат по-добре активността на служителите и да измерват тяхната продуктивност. Като проследяват тези индикатори, бизнесите могат да идентифицират области, в които служителите имат нужда от подобрения и да направят промени с цел повишаване на продуктивността.
Има различни оперативни и производствени индикатори, които бизнесите могат да проследяват; някои от тях са:
-Брой на обажданията за продажби
-Брой изпратени имейли
-Брой изпълнени задачи
-Брой разрешени заявки за поддръжка
Проследяването на оперативните и производствените индикатори на служителите може да се извършва ръчно или с помощта на софтуер.
За всеки вид служителска работна процедура, Oraroo проследява свързан набор от оперативни индикатори на ниво служител, които могат да се използват и за измерване на неговата/нейната производителност. Директните мениджъри, както и висшето ръководство и отдела по човешките ресурси, могат да следят тези индикатори на служителите и да проследяват тяхната еволюция във времето.
Всякога, когато такива индикатори се изчисляват във външна система, техните стойности могат да бъдат импортирани в Oraroo, осигурявайки свързан поглед, който може да помогне за разбиране на нивата на включеност на служителите и да стимулира професионалното развитие.