O implementare de sistem pentru gestiunea operațiunilor, proiectelor și administrării de resurse umane este o bună oportunitate de a pune la punct procesele de Managementul Cunoașterii cât și de Guvernanța & Managementul Datelor. Pentru ariile comercial, operațional, HR acestea asigură organizarea, structura și buna funcționare a afacerii într-un mod controlat, eficient și profitabil. Aceleași procese reprezintă și asigurarea obținerii rezultatelor în urma investiției în instrumente digitale de gestiunea muncii
În recentele implementări la firme de servicii profesionale, consultanță și outsourcing am primit întrebarea urmatoare:
“Am implementat o aplicație foarte bună care acoperă pe deplin aspectele comerciale și gestiunea operațiunilor. Cum putem să facem așa încât toate functionalitațile aplicației să fie folosite în întregime de catre colegii noștri?”
E o intrebare foarte bună. Ea se referă la randamentul investiției în instrumentul digital de gestiune a muncii și atingerea beneficiilor urmărite la momentul deciziei de investiție.
Răspunsurile nu sunt însă în platforma software. Acestea sunt de fapt aspecte de management și procese – în principal de managementul cunoașterii (knowledge management) în interiorul companiei.
Toate acestea constituie un cadru operațional de disemninare a cunoștințelor explicitate și actualizare continuă a lor, pentru păstrarea relevanței.
Chiar și în aceste condiții pot exista imperfecțiuni în operațiuni care sa ducă la diverse diferențe între rezultate și așteptări. Pot aparea din cauze precum abordări nestandardizate sau/și erori în date.
De aceea, este necesară și o urmărire regulată a unei serii de rezultate relevante pentru activități.
Pentru urmarirea unor astfel de rezultate se poate aplica o abordare de tip Managementul și Guvernanța Datelor, numindu-se o serie de responsabili pentru calitatea datelor.
Pentru zona comercială, unele date relevante pot fi :
- datele de clienți sunt complete și corecte,
- contractele implementează modele de tarifare care pot fi gestionate și facturate în sistem,
- facturile sunt corecte și complete etc.
Spre exemplificare, o abordare ar putea fi, ca departamentul Marketing să fie desemnat responsabil de datele clienților. Astfel, acesta se va asigura prin proceduri operaționale ca datele necesare se introduc în sisteme. Prin tehnici specifice ar trebui să poată urmari ca datele nu lipsesc și sunt corecte.
Există cazuri în care se pot detecta diferențe față de rezultatele urmărite. Astfel de cazuri ar putea fi: adresele de email de facturare lipsesc, adresele de e-mail ale persoanelor de contact nu sunt scrise corect sau nu pot fi folosite pentru campanii sau comunicări în scop de marketing etc. În aceste cazuri, departamentul Marketing se va asigura de operarea corectiilor in sisteme. Operarea va fi realizata de catre departamentele abilitate să realizeze operații asupra datelor respective, sau/și prin soluții centralizate de corecție, la solicitarea departamentului Marketing.
Cunoașterea este de tip explicit și de tip implicit.
Toți colegii noștri – într-o firmă de consultanță – au o întelegere proprie a proceselor în care își desfasoară activitatea. Aceasta este cunoașterea implicită.
Marea majoritate își pot realiza cu succes sarcinile în mod independent. Ocazional necesită asistență de la un coleg mai experimentat sau expert.
O parte din colegi realizează sarcinile în mod autonom, fară sprijin extern. Sunt chiar recunoscuți ca fiind persoanele carora colegii le pun întrebarile mai dificile când situațiile o cer.
O parte mai mică din colegi pot oferi ghidaj, depanează situații și răspund întrebărilor de nivel expert pentru ariile lor.
Cunoașterea colegilor experți este cea mai valoroasă pentru companie. Aceea trebuie transformată în cunoaștere explicită, în documente descriptive, lecții învățate, perspective intime asupra subiectelor (insights).
Un sistem de management al cunoașterii începe cu explicitarea informațiilor despre procesele comerciale și operaționale. Colegii experți nu vor putea însă expune tot sau orice în formă scrisă. Marea majoritate a situațiilor vor fi acoperite de cunoașterea explicită cuprinsă în documente. Un rest de situații se vor rezolva în interacțiuni cu acești colegi experți. Ei vor face apel la experiența lor pentru a ghida colegii spre o soluție.
Dincolo de documentație este nevoie de o serie de procese:
- Un proces prin care să se asigure ca toți colegii parcurg documentația și își însusesc cele necesare pentru a opera în mod obișnuit în mod autonom
- Un proces prin care documentația este revizuită periodic pentru relevanță și actualizari cu cazuistică nouă
- În procesul de gestiune a capacității, resursele expert trebuie planificate așa încât să aibă timp alocat pentru a raspunde solicitarilor de asistență și ghidaj ale colegilor
Pentru orice afacere procesele de Managementul Cunoașterii sau Guvernanța Datelor sunt importante. Implementarea lor în mod explicit necesită atenția managementului și alocarea de resurse de timp, în proporții diferite, din partea tuturor colegilor. Adesea acest tip de activități, cu orientare internă, pierd în prioritate în fața operațiunilor curente și care pot implica clienții. Așadar, oricand e posibil este momentul potrivit ca aceste procese să fie realizate !
Cu atât mai mult, la momentul unei implementări de sistem pentru gestiunea operațiunilor, proiectelor și administrării de resurse umane, precum Oraroo. Aceasta reprezintă o oportunitate de a construi toate aceste procese de Managementul Cunoașterii proceselor commerciale, operaționale sau HR cat și cele de Guvernanță și Managementul Datelor.
Oraroo poate sprijini firmele de dimensiuni medii sau aflate în creștere cu asistență în proiectare și punere în practică a proceselor ce asigură organizarea, structura și buna funcționare a afacerii într-un mod controlat, eficient și profitabil.
Modelul de lucru la distanță al companiilor de servicii creative și profesionale necesită soluții pentru gestionarea muncii.
Într-un moment în care atât de multe companii caută câștiguri de productivitate, prin centralizarea informațiilor într-o singură viziune holistică și în timp real, se elimina riscul de supra-alocare și se împuternicesc managerii de proiect să ia decizii proactive.
În același context al muncii la distanță, angajaților trebuie să li se faciliteze accesul ușor la informațiile legate de muncă, precum și procese rapide și digitale de administrare pentru a menține un nivel ridicat de implicare.
Abordând nevoile de mai sus, Oraroo își propune să îmbunătățească performanțele operaționale și financiare ale companiilor de servicii profesionale si uneste intr-un singur sistem managementul de proiect, gestionarea resurselor, tarifarea și facturarea contractelor, administrarea forței de muncă, business intelligence și integrarea cu sistemele existente.
Incercati gratuit Oraroo sau versiunea demo