Foile de calcul sunt foarte ușor de utilizat și flexibile. Dar companiile tind să împingă foile de calcul dincolo de limitele lor. Și acestea devin prea dificil de gestionat. O platforma online specializată aduce procese bazate pe bune practici, actualizate cu modificarile legislative și o singură versiune a „adevărului”. De asemenea, facilitează lucrul colaborativ al echipelor și reduce efortul cu întreținerea datelor. Este soluția pentru afacerile care sunt gata să crească și au nevoie de automatizare.
- De ce ne plac foile de calcul?
- Când eșuează foile de calcul?
- 1. Lucrul colaborativ este nepractic
- 2. Lipsa unei singure surse de adevăr
- 3. Întreținerea foilor de calcul devine rapid o mare bătaie de cap
- 4. Mai sunt și alte motive pentru care foile de calcul eșuează?
3. Abordarea Oraroo
Foile de calcul sunt foarte ușor de utilizat și flexibile. Acestea sunt punctele lor forte.
Sunt, de asemenea, ieftine de implementat și ușor de utilizat. Iar utilizatorii non-IT pot implementa cu ușurință funcții simple de gestionare a afacerii.
Vedem chiar multe startup-uri „software” în stadiu incipient care își încep idea folosind o foaie de calcul. Este o modalitate excelentă de a începe și a funcționa. Poate ajuta la validarea ideii startup-ului înainte de a se angaja in constructia efectiva de software.
Dar companiile tind să împingă foile de calcul dincolo de limitele lor. Și acestea devin rapid prea dificil de gestionat.
2.1 Lucrul colaborativ este nepractic
Exemplul clasic este cel cu doi utilizatori deschizând aceeași foaie de calcul și efectuând modificări asupra ei. O foaie de calcul este cel mai adesea proiectată să fie actualizată de un singur utilizator la un moment de timp. Care va transfera primul pe disc modificările? Seturile de date modificate sunt aceleași? Vor fi ele în conflict?
Poate folosiți versiuni online ale foilor de calcul care adresează conflictele de date menționate mai sus? Totuși, pe masură ce foile de calcul online cresc, utilizarea lor devine din ce în ce mai dificilă. E din ce în ce mai greu de găsit informația relevantă în volumul mare de date. Uneori și conexiunea are un rol si timpul de acces crește. Dar, ce se întamplă daca cineva sterge fișierul partajat online?
Utilizarea unei foi de calcul pentru a gestiona un proces care are mai puțin de cinci utilizatori este cel mai probabil fezabilă, dar numai pentru procese simple și atunci când există un volum mic de date de intretinut. Peste acest nivel, fie ca complexitate, fie ca număr de utilizatori, devine problematic.
Ce riscuri apar?
- Conflict de date
- Duplicare de timp și efort
- Costuri cu mentenanță sau intervenția unui specialist IT, chiar și pentru cerințe simple de date
Ce avantaje aduce o platformă online specializată?
- Mai mulți utilizatori pot întreține simultan datele, cu trasabilitate a modificărilor
- Controale informatice ce preîntampină suprascrierea accidentală a datelor
- Gestiune corectă a proceselor de complexitate mai ridicată și număr mare de utilizatori
2.2 Lipsa unei singure surse de adevăr
Foile de calcul pot fi legate la depozitele centrale de date, dar cel mai adesea nu sunt.
Experiența ne spune că se ajunge sa existe multiple copii ale datelor, adesea manipulate independent de persoane diferite. De aici rezultă si că implementarea și designul foilor de calcul devin foarte „personale”. Uneri foarte multe informații ajung în campuri „free text”. Alteori, datele manipulate pot avea în fapt semnificații diferite de la utilizator la utilizator și foaie de calcul.
Ce riscuri apar?
- Duplicarea eforturilor
- Nicio sursă a “adevărului”
- Câmpuri „free text” greu de utilizat pentru analize de date
- Decizii greșite luate pe date inexacte
Ce avantaje aduce o platformă online specializată?
- Baza de date unică și eliminarea duplicatelor
- Singura sursă a adevarului la nivel de companie
- Decizii profitabile luate pe date corecte și cu aceeași semnificație la nivelul companiei
2.3 Întreținerea foilor de calcul devine rapid o mare bătaie de cap
Foile de calcul care au o utilizare de bază sunt fie complet izolate, fie create și utilizate de o singură persoană. Dacă sunt folosite de mai multe persoane pe o perioadă lungă de timp, acestea tind să aibă mai mulți autori.
Afacerile evoluează, procesele se schimbă. Legislația se schimbă. Din când în când este nevoie de modificări.
Dacă autorul original al foii de calcul nu mai este prezent, este extrem de dificil de a realiza modificări sau a menține funcțională foaia de calcul.
Modificările aduse de către diferite persoane de-a lungul timpului implică abordări, definiții, descrieri și formule neunitare. Acestea pot genera inconsistente la nivelul datelor, facand rezultatele greu de utilizat sau reconciliat.
Nu în ultimul rând, introducerea manuală de date și multiple operațiuni copy-paste pot genera erori. Unele erori sunt evidente. Altele nu sunt deloc evidente și tocmai acestea care scap sunt cele mai periculoase întrucat pot fi replicate mai departe și în alte foi de calcul.
Ce riscuri apar?
- Existența mai multor autori (și moduri de a privi semnificația informației) face datele greu de utilizat și reconciliat
- Absența autorilor inițiali face întreținerea foilor de calcul foarte dificilă
- Erorile pot ușor să se strecoare și să se replice
Ce avantaje aduce o platformă online specializată?
- Proiectare unică folosind procese bazate pe bune practici și actualizate cu modificarile legislative
- Eliminarea erorilor de date prin verificari date în ecranele aplicației cât și logica unitară de process
- Access la date pe baza drepturilor de access (citire/modificare)
2.4 Mai sunt și alte motive pentru care foile de calcul eșuează
- Uneori este necesar ca și clienții să interacționeze cu informațiile din foile de calcul – e nevoie de mecanisme de acces la date
- Alteori procesul deservit are nevoie de date din alte surse – exemplu date din alte sisteme sau chiar externe (accesibile prin API). Deși este posibil și în foile de calcul, este complex și dificil de operat și întreținut
- Adesea utilizatorii din procesele deservite doresc sau au nevoie de acces de oriunde, poate chiar și inclusiv și pe mobil
- Afacerea e gata să crească și foile de calcul încep sa meargă din ce în ce mai greu
Toate acestea sunt motive pentru care companiile își mută procesele de afaceri în platforme online specializate.
Oraroo este o platformă online specilizată disponibilă în cloud (SaaS), ce implementează procese bazate pe bune practici și actualizate cu legislația, pentru creșterea eficienței și profitabilității firmelor de consulanță și outsourcing.
Prin implementarea Oraroo, se obține o singură sursă a adevărului în ce privește operațiunile, aspectele comerciale cât și aspectele de admininistrare resurse umane. Pe baza acestor date se pot lua deciziile corecte, atât de necesare creșterii afacerii.