Facturarea pentru munca consultanților trebuie să fie simplă și transparentă. În acelasi timp, are cel mai mare impact asupra sustenabilității afacerii. Este necesară structura în proces și supervizarea pașilor procesului – crearea, verificarea, ajustarea aprobarea și trimiterea facturilor. Soluțiile specializate trebuie să ofere flexibilitate pentru un proces eficient de examinare și aprobare a facturilor, care să stimuleze responsabilitatea și să ofere suficient control și acuratețe.
- Facturarea serviciilor de consultantă
- 1. Provocări
- 2. Soluții
- Abordarea Oraroo
- 1. Revizuirea Facturii
- 2. Aprobarea Facturii
- 3. Validarea Facturii
- Avantajul Oraroo
1. Provocări
Facturarea de servicii de consultanță se poate defini ca procesul de generare a facturilor pentru servicii bazate pe cunoștințe, generatoare de venituri, realizate de echipele de servicii profesionale. Facturarea pentru servicii de consultanță poate acoperi o varietate de industrii, inclusiv servicii IT și consultanță tehnologică, companii de software, agenții creative și digitale, consultanță în management, firme de contabilitate și audit, arhitectură și inginerie.
La prima vedere, facturarea pentru serviciile de consultanță ar putea părea simplă. Descarci un șablon de factură Excel, introduci orele și tarifezi, generezi factura pentru serviciile profesionale prestate și o trimiți clientului. Pentru organizațiile de servicii profesionale cu doar câțiva consultanți, aceasta este adesea abordarea. Desigur, pe măsură ce echipele cresc peste 15 de consultanți, firmele încep să se concentreze pe eficientizarea acestui proces.
Totuși, facturarea este una dintre puținele acțiuni dintr-o firmă de consultanță care are cel mai mare impact asupra menținerii profitabilitatii și sustenabilitații afacerii. Chiar și o mică greșeală ar putea costa firma sume mari, adesea fără ca nimeni să știe.
Este necesară structura în proces și supervizarea fiecarui pas al procesului – crearea, verificarea, aprobarea, ajustarea și trimiterea facturilor.
Însă procesele manuale introduc ineficiențe și reduc vizibilitatea managementului superior asupra performanței firmei.
Sunt frecvente cazurile când, fară structura și controale, timpi facturabili sau cheltuieli rambursabile de către client nu ajung să fie facturate niciodată.
2. Soluții
Facturarea pentru munca consultanților ar trebui să fie simplă și transparentă. Un prim pas însă este renunțarea la Excel și utilizarea unei platforme online specializată.
Cea mai mare greșeală pe care o poate face o firmă atunci când decide ce tip de soluție să folosească pentru facturare este să aleagă una în care nu poate să-și modeleze cu exactitate afacerea.
Spre exemplu sunt firme care preferă revizuirea de către o singura persoană a facturilor înainte să plece către client. Altele înteleg blocajul ce poate apare în caz ca volumul crește. Atunci descentralizează acest pas facându-l mai eficient prin revizuirea facturilor de către fiecare manager de proiect pe proiectele corespunzătoare. Și în aceste situații o abordare cu aversiune la risc poate duce înapoi la validări finale ale managerului ierarhic pe toate facturile. O modalitate de reducere a volumului este prin a delega controlul pentru facturi sub o anumita sumă. Sau a revizui de catre un manager superior doar facturi care au înregistrat modificări peste o anumită sumă.
Ideal este ca platforma online specializată să ofere flexibilitate în realizarea unui proces eficient de examinare și aprobare a facturilor. De asemenea, să ofere suficient control pentru a stimula responsabilitatea și acuratețea.
Scurgerile de venituri au loc în două forme principale:
- pierdute în tranzit (reintroduse manual într-un sistem diferit sau extrase și apoi reîncărcate incorect)
- uitate (eroare umana)
Generarea facturilor din același sistem în care se colectează timpul și cheltuielile elimină lipsa de etanșeitate a procesului de facturare. Aceasta abordare elimină în mod intrinsec prima categorie de scurgeri de venituri. Pentru a 2-a catgorie Oraroo implementează functionalități pentru ca timpul și cheltuielile sa nu poata rămâne nefacturate prea mult timp sau poate pentru totdeauna. Spre exemplu de a urmări când a fost atins un punct de referință de facturare, alerta atunci când lucrurile nu merg conform planului, o vizine detaliată a cât timp de facturat este anticipat într-o anumită perioadă, etc.
Echipele operaționale și financiare își pot finaliza procesul de facturare în ore, în loc de zilele cat durează procesele manuale. Mai important, această structură determină responsabilitatea în întregul proces de facturare. Managementul superior are o vedere detaliată a exact ceea ce a fost facturat, cum a fost ajustat. Acest lucru ajută la reducerea procesului de sfârșit de lună al companiei și eliberează timp pentru a urmări alte proiecte de mare valoare.
Fluxul de emitere a unei facturi poate fi declanșat doar de către Administratorii de Proiecte. O persoană cu acest rol accesează contractul pe care dorește să emită o factură. Apoi apasă butonul EMITE FACTURĂ, după care selectează serviciile pe care dorește să le factureze.
1. Revizuirea Facturii
Se realizează de către Responsabilul de Contract sau Responsabilul de Proiect de care depinde contractul.
În acest pas, persoana care revizuiește factura poate vizualiza următoarele informații sau efectua următoarele acțiuni:
- Verificarea informației care va fi inclusă pe factură: efort (atunci când este cazul), tariful aplicat, perioada facturată, taxele și suma finală;
- Verificarea datelor de facturare ale Companiei și Clientului către care se realizează facturarea;
- Ștergerea sau adăugarea unor linii pe factură;
- Modificarea informației existente pe liniile de factură (Descriere linie de factura, Cantitate, U.M., Preț Unitar, Procent Taxe);
- Modificarea datei emiterii și datei scadente;
- Schimbarea cursului de schimb (atunci când este cazul);
- Adăugarea sau editarea comentariilor pe factură;
- Adăugarea atașamentelor și a comentariilor pe flux;
- Anularea facturii.
Revizuirea Facturii este un pas opțional. La nivel de contract, se poate decide dacă se dorește revizuirea facturilor emise de pe acel contract sau nu după apăsarea butonului EMITE FACTURA. Dacă opțiunea de revizuire a facturilor nu este activată la nivel de contract, factura va ajunge direct în pasul de Validare.
Totodată, pentru pasul de revizuire a facturii se poate stabili la nivel de companie o valoare minimă facturabilă pentru care nu este nevoie de revizuire. Spre exemplu, dacă setăm o valoare minimă de 1000 RON, facturile emise care vor avea valoarea mai mica decât 1000 RON sau egală cu 1000 RON nu vor trece prin etapa de revizuire sau cea de aprobare și vor ajunge direct în pasul de Validare factură.
2. Aprobarea Facturii
Se realizează de către managerul direct al persoanei care emite sau revizuiește factura (atunci când pasul de revizuire este activat).
Factura emisă ajunge în Pasul de Aprobare doar atunci când persoana care a efectuat Revizuirea Facturii a adus modificări la informația inițială (exemplu: a modificat descrierea pe linia de factură, prețul inițial, data emiterii, a adăugat comentarii sau atașamente etc.).
În pasul de Aprobare Factură se pot vizualiza următoarele informații sau efectua următoarele acțiuni:
- Verificarea informației incluse pe Factură: efort (atunci când este cazul), tariful aplicat, perioada facturată, taxele și suma finală, atașamente, comentarii;
- Adăugarea comentariilor pe flux;
- Aprobarea Facturii: după ce factura a fost aprobată ajunge în pasul de Validare;
- Respingerea Facturii: după ce factura a fost respinsă, ajunge în pasul de Revizuire la persoana care a efectuat modificările în pasul de Revizuire Factură (Responsabil Contract sau Responsabil Proiect).
3. Validarea Facturii
Se realizează de către persoana care are drept de Administrator Facturare în Oraroo.
Acest pas este foarte important, întrucât la acest moment se atribuie numărul de factura din plaja de facturi. Facturile sunt considerate emise doar după ce li s-a acordat număr de factură și au fost aprobate de către Administratorul de Facturare. În acest pas se pot vizualiza următoarele informații sau efectua următoarele acțiuni:
- Verificarea informației care va fi inclusă pe factură: efort (atunci când este cazul), tariful aplicat, perioada facturată, taxele și suma finală;
- Modificarea informației existente pe linile de factură (doar Descriere linie de factura, Cantitate atunci când este vorba de ore facturate și Procent Taxe);
- Modificarea datei emiterii (doar atunci când nu a fost alocat un număr de factură) și datei scadente;
- Schimbarea cursului de schimb (atunci când este cazul);
- Adăugarea sau editarea comentariilor pe factură;
- Vizualizarea atașamentelor și a comentariilor pe flux;
- Alocarea numărului de factură – conform seriei de factură setate la nivel de companie sau unitate organizațională;
- Aprobarea Facturii – factura se poate aproba doar după ce a fost alocat un număr de factură; dacă a fost aprobată, aceasta este considerată ca fiind EMISĂ.
- Respingerea facturii – după ce factura a fost respinsă, ajunge în pasul de Revizuire la Responsabilul de Contract sau Responsabilul de Proiect (chiar dacă revizuirea facturilor la nivel de contract este setată inițial ca inactivă).
Facturile pentru care a fost inițiat fluxul de emitere factură se regăsesc în lista de Facturi Contracte.