Deconturile de cheltuieli sunt considerate, în general, aspecte pur legate de contabilitate. Atunci însă când fluxul de procesare a deconturilor în companie este dificil, implică formulare pe hârtie cu multe reguli neclare sau produc adesea o mare bătaie de cap angajaților, acesta devine un subiect de resurse umane. Dacă influențează moralul și scad productivitatea, trebuie să conteze pentru HR. Și dacă creaza probleme financiare pentru angajați, cu siguranță sunt o problemă de resurse umane.
1. Procesul de gestiune a deconturilor
- Crează munca administrativă pentru angajați
- Necesită muncă neplacută pentru angajați și productivitate scazută
- Poate crea tensiuni între echipe
- Crează presiune financiară pe unii colegi
2. Cum îmbunătățesc managementul cheltuielilor angajaților ?
- Considerarea nevoilor tuturor actorilor
- Eliminarea realizarii deconturilor pe hârtie
- Utilizarea telefonului mobil pentru cheltuieli
- Alte îmbunătațiri de proces
3. Procesele interne inadecvate trebuie să conteze pentru HR
Deconturile de cheltuieli sunt in general considerate aspecte pur legate de contabilitate. CFO-ul creaza procesul si stabileste regulile, pe care angajatii trebuie sa le urmeze.
Atunci când fluxul de procesare a deconturilor în companie este dificil, implică formulare pe hârtie cu o mulțime de reguli neclare, sau, în general, produc o mare bătaie de cap angajaților, acesta devine un subiect de resurse umane.
1.1 Crează munca administrativa pentru angajati
Adaugarea unei cheltuieli la decont poate dura între 2 și 5 minute. Acest timp se multiplică cu fiecare cheltuială adaugată. Aprobarea de către manager poate dura și ea între 2 și 5 minute. Verificarea de conformitate (cu politica interna sau cu regulile fiscale sau contabilitate) în financiar a decontului poate să dureze 10 minute. Se poate estima că întregul proces poate consuma minim 20 minute pe decont la nivel de firmă.
1.2 Necesită muncă neplacută pentru angajați si productivitate scăzută
Pentru angajați și manageri este un proces plictisitor, obositor și anost. Chiar dacă cei din echipa financiar/contabilitate crează în general politica și procesul de cheltuieli, nici ei nu se bucură de ele. Mai ales într-o perioadă de închidere perioadă (lună, an) cand se asigură că deconturile conțin toate chitanțele sau repară diverse erori.
Fiind o muncă neplacută pentru toți actorii din proces, este greu de crezut că se desfasoară cu cea mai mare productivitate.
1.3 Poate crea tensiuni între echipe
Deconturile implică actori multipli: solicitantul (angajatul), aprobatorul (managerul) și procesatorul (financiar/contabilitate). Pentru ca decontul să parcurgă întregul lanț este nevoie de email-uri cu toți actorii și uneori chiar și în format hârtie.
Uneori politicile nu sunt clare sau insuficent înțelese de solicitanți. Toate schimburile necesită comunicare clară și empatie pentru a duce procesul la bun sfârșit. Adesea însă duce la dicuții în contradictoriu și neîntelegeri.
1.4 Crează presiune financiară pe unii colegi
Pentru cazurile în care avem de-a face cu cheltuilei ocazionale și de valori mici, problema este mult atenuată. Pentru rolurile în care însă acestea sunt frecvente și de valori mari (spre exemplu angajați care călătoresc aproape saptămânal) realizarea de cheltuili din propriile fonduri poate, cel puțin, crea sentimentul de instabilitate financiară. Pot aparea situații când se acumulează deconturi nerambursate sau rambursate în perioade de timp lungi. În acest caz avem cazuri de adeverată presiune financiară asupra angajaților.
Dacă ar fi să sumarizăm, în cel mai bun caz, procesul de gestiune a deconturilor crează muncă suplimentară cu munca administrativă – neproductivă și ineficientă, ceea ce de multe ori poate însemna stres. În alte cazuri poate crea tensiuni între colegi. În alte cazuri poate crea reale presiuni financiare asupra angajaților.
De aceea, stabilirea unor procese inteligente de deconturi este mai mult decât un simplu obiectiv al echipei financiare – ar trebui să fie și unul de resurse umane. Iată de ce îmbunătățirea managementului cheltuielilor angajaților ar trebui să fie un obiectiv de resurse umane.
Implementarea optimă ar considera nevoile tuturor actorilor, cât și o serie de (bune) practici, precum realizarea deconturilor în formă digitală și utilizarea telefoanelor mobile.
2.1 Considerarea nevoilor tuturor actorilor
Un proces corect adresează nevoile fiecarui actor
Solicitant (Angajat) – Cheltuielile / Deconturile Mele
- Importă documente justificative
- Crează și trimite un decont
- Urmarește situația rambursării
Aprobatorul (Manager) – Cheltuielile / Deconturile Echipei Mele
- Avertizare când este trimis un nou decont ale celor din echipa mea
- Valideaza sau respinge raportul de cheltuieli / decontul
- Face angajații conștienți de responsabilitățile lor
Procesator (Financiar-Contabilitate) – Analiza
- Vizualizează deconturile companiei
- Vizualizează cheltuielile unui anumit angajat sau grup de angajați / echipe
- Filtrează cheltuielile după categorie
2.2 Eliminarea realizării deconturilor pe hârtie
Majoritatea problemelor administrative provin din faptul că unele companii se bazează (în continuare) pe hârtie. Și într-adevăr, singurul motiv pentru care se fac așa este că așa au fost întotdeauna făcute deconturile.
Gândește-te la micii pașii de parcurs în fiecare cerere:
- Angajații trebuie să găsească, să imprime și să completeze un șablon de raport de cheltuieli.
- De asemenea, trebuie să scaneze și să trimită aceste documente – împreună cu chitanțele pe hârtie – sau să le plaseze fizic în sistemul de evidență. (Ceea ce este nepractic în timpul lucrului de la distanță…).
- Apoi, finanțele trebuie să introducă aceleași date în propriile sisteme.
- Dacă ceva este incorect sau lipsește, întregul proces se repetă. Și informațiile sunt incorecte sau lipsesc tot timpul.
Realizarea unui decont este destul de neplacută. Dar dacă procesezi zeci sau sute într-o lună, hârtia este un obstacol serios.
Dacă vă concentrați pe a ajuta echipele să se simtă fericite și respectate la locul de muncă, îmbunătățirile operaționale fac o mare diferență. Deci reducerea documentelor pe hartie este o mare realizare in acest sens. Și tehnologia face acest lucru ușor.
2.3 Utilizarea telefonului mobil pentru cheltuieli
Procesul bazat pe hartii poate fi înlocuit cu ușurință cu unul digital. Aceleasi informații se pot introduce, inclusiv chitanțele / documentele justificative utilizând un software pe telefonul mobil. Mai rapid și cu mai puține erori.
În loc să aștepte până la sfârșitul lunii pentru a introduce chitantele, angajații le pot face de la fața locului. În momentul în care fac o achiziție, pur și simplu o înregistrează în aplicație și fac o fotografie a chitanței lor. Și apoi nu trebuie să-și mai facă griji ulterior pentru asta.
Această abordare aduce mai multe beneficii:
- Este mai probabil ca informațiile să fie corecte, iar aplicația ghideaza angajatii prin pașii procesului
- Angajatii încarcă chitanța imediat, înainte ca aceasta să se piardă sau să se deterioreze
- Fiecare introducere de cheltuiala dureaza putin
- Decontul este complet digital
În acest fel reduceți stresul administrativ pentru fiecare actor implicat. Și ai o companie mai eficientă, ca bonus.
2.4 Alte imbunatatiri de proces
Rambursarea mai devreme a cheltuielilor facute de angajați este posibilă datorită introducerii cheltuielilor chiar imediat după momentul realizarii lor. Deconturile se pot face mai frecvent și implicit și rambursările. Aceasta este un subiect pentru care HR-ul trebuie sa facă foarte clare așteptările catre echipa financiar contabilă. Iar aceasta trebuie să gasescă soluții de automatizare a plaților pentru a permite efectuarea acestor rambursări frecvente.
Tot responsabilii HR trebuie să fie catalistul care încurajează echipele financiar-contabile să gasească soluții prin care cheltuielile să se realizeze cât mai puțin și doar ocazional din banii angajaților. Asta ar putea insmena utilizarea pe scara mai larga a cardurilor de companie sau a facturilor platite direct de companie.
Echipele moderne de HR au multe resoponsabilități. Dar indiferent dacă se concentrează pe condițiile de lucru la distanță, beneficii, progresul în carieră sau doar plata oamenilor la timp, misiunea de bază este aceeași: să mențină membrii echipei fericiți și împliniți la locul de muncă.
Ceea ce revine la teza de bază a acestui articol: procesele inadecvate (proaste) sunt o problemă de resurse umane. Dacă influențează moralul și scad productivitatea, ele reprezintă o problemă de resurse umane. Și dacă crează probleme financiare pentru angajați, cu siguranță sunt o problemă de resurse umane.