Oraroo
Înregistrează Compania
https://blog.echipanoastra.ro/assets/89d5fb36-3b30-4065-a4b3-a9dd0a7144f0

Cum procesezi deconturile în afacerea ta ?

Pentru angajați, procesul de procesare a deconturilor de cheltuieli nu e totdeauna cunoscut sau clar. Echipele financiare primesc  frecvent deconturile cu erori de completare, iar aprobările și procesările necesită mult efort manual. Cea mai bună soluție pentru ambele categorii de participanți la proces este automatizarea. Nici cea mai bună politică de cheltuieli nu poate preveni ca deconturile să rămână o mică bătaie de cap. Dar gestionarea cu succes a procesului cu o aplicație, poate face lucrurile mult mai puțin dureroase.

Cum procesezi deconturile în afacerea ta ?
Cuprins
  1. Dificultăți în urmărirea rambursărilor cheltuielilor angajaților
  2. Soluție
  3. Deconturile simplificate cu Oraroo
  4. Avantajul Oraroo

 

1. Dificultăți în urmărirea rambursărilor cheltuielilor angajaților

Pentru majoritatea companiilor, partea dificilă nu este definirea tipurilor de cheltuieli pentru care pot solicita angajații rambursare. Acestea sunt în mare parte categorii clasice (cheltuieli de călătorie, transport, cazare, protocol cu clienții, etc.) ale companiei, iar angajații își vor putea folosi în mare parte simțul practic pentru a le identifica.

Partea mai grea – atât pentru angajați cât și pentru companie în ansamblu – este să rămână în controlul acestor costuri.

Pentru angajat

Este dificil pentru angajați din câteva motive:

  • Modul în care aceștia plătesc la locul de muncă este diferit de modul în care plătesc în viața privată
  • Costurile pot fi mici și neregulate și, prin urmare, ușor de uitat
  • Angajații trebuie să înțeleagă modul corect de raportare a cheltuielilor și, mai ales, ce tipuri de documente sunt necesare

În general, cea mai mare problemă este că procesul nu este totdeauna bine formalizat și comunicat și majoritatea angajaților nu îl cunosc.

Pentru companie

În acest caz, vorbim despre echipa din financiar. Ei sunt cei care trebuie să se ocupe de fiecare cerere de cheltuieli ale angajatului.

Pentru ei, problemele sunt mai de impact:

  • Deconturile de cheltuieli sunt adesea incomplete și pline de erori
  • Deconturile pot ajunge oricând în timpul lunii sau trimestrului, iar angajații se așteaptă să fie rambursați prompt
  • Procesarea deconturilor necesită mult efort cu introducerea manuală a datelor, ceea ce este și mai agravant atunci când există erori
2. Soluție

Pentru a depăși aceste provocări, trebuie făcute schimbări. Și cea mai bună modalitate de a îmbunătăți procesarea deconturilor de cheltuieli atât pentru angajați, cât și pentru echipele financiare este automatizarea.

Această abordare debutează cu un instrument bun de gestionare a cheltuielilor pentru a ajuta angajații să facă solicitări. Cele mai multe dintre acestea încep cu o aplicație mobilă care ghidează angajatul pe parcursul procesului. Există cerințe obligatorii pentru a se asigura că nu lipsesc informații.

Angajatul poate pur și simplu să facă o fotografie a chitanței lor. Nu trebuie să-și scotocească prin portofel o dată pe lună și să încerce să-și amintească pentru ce a fost fiecare plată. Ceea ce este excelent.

Dar beneficiul major al acestor sisteme este impactul lor asupra echipelor financiare. În primul rând, nu mai sunt introduceri manuale de date. Angajatul a completat deja toate informațiile.

Managerul cât și responsabilii din financiar pot verifica rapid decontul angajatului, si apoi aproba pentru plată (sau respinge). Acest proces durează câteva secunde.

Nu este nevoie să căutați prin căsuța de e-mail și să deschideți atașamente.

Chitanțe sunt atașate digital decontului.

Deconturile aprobate sunt apoi trimise pentru plată si înregistrare aplicațiilor de contabilitate.

Este alarmant sa te gândești la numărul de ore petrecute în procese manuale. Probabil că procesarea deconturilor de cheltuieli îi costă deja pe angajați cat și pe echipa financiară timp prețios, pur și simplu pentru că procesul curent este incomod.

3. Deconturile simplificate cu Oraroo

Din păcate, nici cea mai bună politică de cheltuieli nu poate împiedica ca deconturile să rămână un pic de bătaie de cap – pentru departamentul financiar este o povară administrativă mare, în timp ce angajații trebuie adesea să aștepte mult timp pentru a fi rambursați.

Dar gestionarea cu succes a procesului poate face lucrurile mult mai puțin dureroase.

Am creat în Oraroo instrumente speciale pentru a gestiona întregul proces de deconturi pentru angajați si echipele financiare. Angajații pot crea un decont, pot primi aprobarea managerului și pot trimite solicitarea completă echipei financiare în câteva secunde.

O dată ce o cheltuiala a fost facută, angajatul o poate fotografia cu telefonul mobil și încarca în „galeria” proprie de cheltuieli din Oraroo în vederea includerii lor în deconturi.

3. Cheltuieli Adaugate 1

La un moment dat ulterior, cu acces de la calculator, angajatul poate adauga informații cheltuielii fotografiate. De exemplu, angajatul selectează tipul de cheltuiala din lista derulantă de cheltuieli predefinite.

2. Selectie Tip Cheltuiala Din Lista Derulanta

La întoarcerea din deplasarea în interes de serviciu, angajatul decide să realizeze decontul de cheltuieli corespunzător. În Oraroo, creează un decont și selectează cheltuielile ce fac parte din acesta. Apoi inițiază fluxul de aprobare al decontului.

5. Dupa Initiere Decont De Cheltuieli Ce Vede Angajatul 1024x404

4. Initiere Decont Cheltuieli 1024x728

Managerul angajatului este notificat și identifică în lista de sarcini solicitarea de aprobare decont. Acesta poate vizualiza decontul și toate cheltuielile asociate și decide aprobarea lui.

6. Ce Vede Managerul La Aprobat 1024x494

8. Aproba Cererea De Cheltuiala Part Ii 1024x667

4. Avantajul Oraroo

Dincolo de aspectele generale legate de procesarea deconturilor în orice firmă, sunt cele legate de refacturarea (cel puțin a unei părți) cheltuielilor către clienți, în firmele de servicii.

Abordarea integrată a aspectelor operaționale de proiect cu cele comerciale oferă foarte bună trasabilitate cheltuielilor pe proiect și la nivelul contractelor.

6 Detalii Contract Cheltuieli 1024x415

Oraroo permite refacturarea cheltuielilor pe proiect. Se apasă butonul „Refacturare” , se selectează manual cheltuielile ce urmează să fie refacturate și se creează factura.

7 Modala Previzualizare Cheltuieli Ce Vor Fi Refacturate

Aceasta urmează apoi fluxul de revizuire. Factura realizată se poate vizualiza în detalii contract.