Stabilirea locului de desfășurare a muncii angajaților este o nevoie operațională cât și o obligație de conformitate. Un proces de colectare și centralizare bazat pe foi de calcul și control manual generează inerent erori de date, cât și constrângeri în consultarea acestor informații. Oraroo structurează procesul de colectare a acestor date, poate lua în calcul capacitatea spațiului de muncă (modele hibrid de lucru) și automatizează accesul la informații oferind vizibilitate întregii echipe.
Flexibilitatea orelor și spațiului de desfășurare a activității angajaților și colaboratorilor crează complexitate în planificarea muncii. Aceasta reprezintă una din provocările cu care se confruntă fiecare manager, indiferent de domeniul de activitate. Multe dintre opțiunile pe care azi le avem în legătură cu programul și biroul vin la pachet cu o nevoie de organizare clară a angajaților și activităților lor. Managerilor si colegilor din departamentul HR le revine aceasta responsabilitate.
De obicei, managerii sunt cei care planifică pentru fiecare angajat programul de lucru, inclusiv locul de desfășurare a muncii. Procesul manual de colectare si centralizare la nivelul departamentului HR a unor foi de calcul completate de manageri este greoi. În plus, ia timp și se poate face cu erori de procesare. Ulterior datele colectate nu sunt vizibile angajaților și managerilor. Ei au nevoie de interacțiune cu datele respective, ele având un caracter operațional, nu numai de conformitate.
Platforma Oraroo include o secțiune care structurează aceste informatii și automatizează accesul la ele. În acest fel Oraroo vine în sprijinul managerilor și celor din departamentul de HR cu o soluție la îndemână.
Toate planificările legate de locul de unde lucrează un angajat se reflectă în Calendarul echipei mele.
Aici managerul poate face alocările, alegând una dintre cele trei categorii:
- Acasă
- La sediul clientului
- La sediul companiei
În secțiunea Companie – Echipa mea el vede dacă oamenii au sau nu planificarea făcută și le poate desemna un loc de desfășurare a muncii în funcție de specificațiile proiectelor la care ei sunt alocați.
Aceste planificări sunt vizibile nu doar de managerii, ci și de toți membrii echipei, făcând posibilă o comunicare mult mai eficientă între colegi. Toți angajații știu în orice moment unde este oricare dintre cei implicați într-un proiect.
În Oraroo se poate defini și capacitatea unui loc de desfăsurare a muncii – spre exemplu numarul de posturi de lucru. Este o funcționalitate utilă în mai multe contexte – pentru respectarea distantării în pandemia COVID sau în modul de lucru hibrid, în care birourile au capacitate mai mică decât numărul total de angajați.
În situația în care una dintre persoane, spre exemplu, nu poate fi la locul desemnat în planificare, poate solicita schimbarea alocarii, care va merge la manager pentru aprobare. În acest fel se poate implementa un flux de solicitare și aprobare lucru de acasă, la solicitarea angajatului.
Prin această automatizare în Oraroo, managerii sau responsabilii din departamentul de HR nu mai sunt nevoiți să completeze manual locul de desfasurare a muncii in acest document.
Astfel, beneficiile acestei functionalitați în Oraroo sunt:
- Vizibilitatea oferită întregii echipe, pentru o desfășurare mai eficientă a activității
- Reducerea riscurilor de erori de introducere date și eliminarea riscurilor de erori în procesarea datelor colectate
- Completarea locului de desfăsurare a muncii în foaia de prezență nu mai reprezintă o activitate consumatoare de timp