Zaznamenávání mezdové docházky je činnost, která vyžaduje značné úsilí ze strany manažerů lidských zdrojů, protože je někdy nezbytné konzultovat a ověřovat několik zdrojů. Tento proces usnadňujeme vytvořením funkcionality v platformě Oraroo, která automatizuje tento proces. Docházkový list je automaticky vyplněn na základě pracovního plánu zaměstnanců a žádostí o dovolenou, které jsou v systému přidány a schváleny manažery. Může být exportován ve formátu Excel přímo z platformy, v závislosti na měsíci, pro který se požaduje ověření dat.
Docházkový list je jedním z prvků, na nichž je založena příprava výplatních listů. S ohledem na čl. 119 zákona 53/2003 o zákoníku práce má zaměstnavatel povinnost vést záznamy o pracovní době každého zaměstnance a předložit tento záznam ke kontrole pracovní inspekci, když je o to požádáno.
Co je vlastně docházka? Docházka je podpůrným dokumentem, který ověřuje počet odpracovaných hodin zaměstnanci během určitého období, který je nutný pro výpočet příspěvků na mzdu.
Jeho příprava je činností, která vyžaduje značné úsilí ze strany zaměstnanců v oblasti lidských zdrojů, jelikož je občas nutné konzultovat a ověřovat několik zdrojů, například potvrzení od manažerů ohledně dovolené zaměstnanců, odpracovaný čas, neodůvodněné absences, přesčasy, atd. Manuální konsolidace přijatých informací vyžaduje značnou snahu, zejména pokud je počet zaměstnanců ve firmě vysoký.
Platforma Oraroo pomáhá snížit námahu oddělení lidských zdrojů, stahování výplat může být dosaženo jedním kliknutím. Je automaticky dokončena na základě pracovní doby zaměstnanců a dovolenek přidaných a schválených manažery v systému.
Výplaty lze exportovat ve formátu Excel přímo z platformy, v závislosti na měsíci, pro který chcete data ověřit.
Exportovaný dokument je organizován do 3 sekce, s informacemi o:
- pracovní době podle pracovního plánu a denního pracovního plánu, pracovní době, typu dovolené a počtu zbývajících nebo předčasně odebraných dnů dovolené;
- pozicích, odděleních a nákladových střediscích, ke kterým jsou zaměstnanci přiřazeni, jakož i informací potřebných pro platbu a elektronické předávání "letáků" mzdy;
- správě přesčasů v závislosti na jejich typu (běžná hodina, noční hodina, státní svátek, hodiny víkendu) a jejich způsobu odměňování.
Takto používání platformy Oraroo pomáhá:
- centralizovat ve výplatním listu čas odpracovaný zaměstnanci podle pracovního plánu a denní pracovní normy, požadavky na dovolenou a přesčasy;
- eliminovat lidské chyby, tradiční model výplat nahradit zavedením elektronického systému správy dat nutných pro jejich přípravu;
- snížit čas, který je oddělením lidských zdrojů a manažery věnován ověřování dat a zvýšit efektivitu při věnování času a pozornosti jiným projektům.