Fakturace za práci konzultantů musí být jednoduchá a transparentní. Zároveň má největší vliv na udržitelnost podnikání. Je vyžadována struktura v procesu a dohled nad jeho kroky – vytváření, ověření, úpravy, schvalování a odesílání faktur. Specializovaná řešení musí poskytnout flexibilitu pro efektivní přezkum a schvalování faktur, které podporuje odpovědnost a zajišťuje dostatečnou kontrolu a přesnost.
- Invoicing of consulting services
1. Challenges
2. Solutions - The Oraroo approach
1. Invoice Review
2. Invoice approval
3. Validation of the Invoice - The Oraroo advantage
1. Výzvy
Fakturace konzultačních služeb lze definovat jako proces generování faktur za služby založené na znalostech a generování příjmů, které poskytují profesionální služby týmy. Fakturace konzultačních služeb může pokrývat různé odvětví, včetně IT služeb a technologického poradenství, softwarových společností, kreativních a digitálních agentur, konzultačních společností, účetních a auditorských firm, architektury a inženýrství.
Na první pohled se fakturace konzultačních služeb může zdát jednoduchá. Stáhnete si šablonu faktury v Excelu, zadáte hodiny a sazby, vygenerujete fakturu za poskytnuté profesionální služby a pošlete ji klientovi. Pro organizace poskytující profesionální služby s pouhými několika konzultanty, je to často vyřešeno. Samozřejmě, jak týmy rostou přes 15 konzultantů, společnosti začínají soustředit na to, jak tento proces zefektivnit.
Avšak fakturace je jednou z mála činností v konzultační firmě, která má největší vliv na udržování ziskovosti a udržitelnost podnikání. I malá chyba by mohla firmě připravit velké peníze, často aniž by o ní kdokoliv věděl.
Je nutné strukturovat proces a dohlížet na každý krok procesu - vytváření, kontrolu, schvalování, upravování a odesílání faktur.
Ale manuální procesy zavádějí neefektivnosti a snižují viditelnost vrcholového vedení o výkonu společnosti.
Často se stává, že bez struktury a kontrol, fakturovaný čas nebo výdaje, které si klient účtuje, nejsou nikdy fakturovány.
2. Řešení
Fakturace za konzultační práci by měla být jednoduchá a transparentní. Ale prvním krokem je odstoupit od Excelu a použít specializovanou online platformu.
Největší chybou, kterou podnikání může udělat při rozhodování, jaký typ fakturačního řešení použít, je zvolení takového, ve kterém přesně nelze modelovat jejich podnikání.
Například existují společnosti, které dávají přednost tomu, aby jedna osoba přezkoumávala faktury před odesláním klientovi. Jiní si uvědomují, jaké překážky mohou vzniknout s rostoucím objemem. Poté decentralizují tento krok tak, aby byl efektivnější, a to pomocí přezkoumávání faktur jednotlivými projektovými manažery na příslušných projektech. A v těchto situacích může opatrný přístup vést k finálním validacím nadřízeného manažera pro všechny faktury. Jedním způsobem, jak snížit objem, je přenést kontrolu na faktury do určitého limitu. Nebo nechat seniorního manažera přezkoumat pouze faktury, které mají změny nad určitou hodnotu.
Ideální je, aby specializovaná online platforma nabízela flexibilitu při dosahování efektivního procesu přezkoumávání a schvalování faktur. Také poskytovat dostatečnou kontrolu, která podporuje zodpovědnost a přesnost.
Úniky příjmů se dělí do dvou hlavních kategorií:
- ztracené při přechodu (ručně opětovně zadány do jiného systému nebo zkontrolovány a následně nesprávně znovu načteny)
- zapomenuté (lidská chyba)
Vytváření faktur ze stejného systému, ve kterém jsou zaznamenávány čas a výdaje, eliminuje nedostatečné propojení v procesu fakturace. Tento přístup vnitřně eliminuje první kategorii úniku příjmů. Pro druhou kategorii Oraroo implementuje funkcionality, aby jeho čas a výdaje nemohly zůstat nezafakturovány příliš dlouho nebo možná navždy. Například sledování dosažení fakturačního referenčního bodu, výstraha, když věci nejdou podle plánu, podrobný přehled očekávaného množství fakturovatelného času v daném období atd.
Operace a finanční týmy mohou dokončit svůj proces fakturace za hodiny místo dnů, které manuální procesy trvají. Ještě důležitější je, že tento systém zvyšuje odpovědnost po celém procesu fakturace. Vedení společnosti má podrobný pohled na to, co bylo fakturováno a jak bylo upraveno. To pomáhá snížit měsíční proces společnosti a uvolňuje čas pro realizaci jiných vysokohodnotných projektů.
Tok vydávání faktur může být spuštěn pouze správci projektu. Osoba s touto rolí přistupuje k smlouvě, kterou chce fakturovat. Poté stiskne tlačítko EMITOVAT FAKTURU a poté vybere služby, které chce fakturovat.
V Oraroo je fakturační tok proveden ve 3 krocích: Revize faktury (volitelné), Schválení faktury a Validace faktury. Tyto se zobrazí v mé sekci Úkoly, pod záhlavím Revize/Schválení/Validace faktury, podle příslušnosti.
1. Revize faktury
Provádí ji správce smlouvy nebo projektový manažer, na kterém smlouva závisí.
V tomto kroku může recenzent faktury zobrazit následující informace nebo provést následující akce:
- Kontrola informací, které budou zahrnuty na faktuře: úsilí (pokud je to vhodné), použitá sazba, fakturované období, daně a konečná částka;
- Ověření fakturačních údajů společnosti a klienta, kterého se fakturace provádí;
- Odstranění nebo přidání řádků na faktuře;
- Úprava stávajících informací na řádcích faktury (popis fakturačního řádku, množství, U.M., jednotková cena, procento daně);
- Změna data vydání a splatnosti;
- Změna směnného kurzu (pokud je to vhodné);
- Přidání nebo úprava komentářů k faktuře;
- Přidání příloh a komentářů k proudu;
- Zrušení faktury.
Revize faktury je volitelný krok. Na úrovni smlouvy lze rozhodnout, zda se mají revizovat faktury vydané v rámci této smlouvy po stisknutí tlačítka EMITO