Soubor zaměstnance obsahuje veškeré informace související s jeho profesním životem ve vaší společnosti. V fyzickém souboru je obtížné najít potřebná data. Naopak v elektronickém formátu můžete vždy provést vyhledávání a okamžitě získat výsledek. Informace jsou již v systému a máte k nim přístup kdykoliv a kdekoli, velmi snadno, bezpečně a rychle. Integrovaný přístup znamená, že soubor je vždy aktualizován novými dokumenty generovanými v rámci HR toků. Méně práce pro vás!
Při zadávání dat z pracovního souboru zaměstnance do platformy Oraroo usnadňuje přístup k informacím v něm. V fyzickém souboru je těžší najít potřebná data. Naopak v elektronickém formátu můžete vždy provést vyhledávání a okamžitě získat výsledek. Informace jsou již v systému a můžete k nim kdykoli získat přístup odkudkoli, velmi snadno, bezpečně a rychle.
Oraroo nabízí možnost elektronické registrace a přístupu k tomuto souboru. Mít všechny informace o zaměstnanci viditelné na jednom místě vám usnadňuje práci jako manažera lidských zdrojů. Doklady tvořící soubor lze nahrát do sekce Přiložené dokumenty.
Access to this information is made from the Employees screen. It provides a complete picture of that employee's data from the start of the contract. Information such as the number and type of the Individual Employment Contract, the number of days off (vacation leave) and the work schedule can be found.
Kromě toho je zde také možné získat přístup k osobním informacím o tomto zaměstnanci. Často se jedná o údaje z občanského průkazu, o studiu, kontaktovací údaje, bankovní údaje atd.
Informace o pracovním plánu je příkladem dat z pracovního smlouvy, která jsou součástí zaměstnaneckého souboru. Doplňují sekci Pracovní plán v detailu zaměstnance. Díky integraci s funkcionalitou docházky na projektech je možné vypočítat dostupnou kapacitu pro každého zaměstnance.
Pro každého zaměstnance společnosti připravuje manažer lidských zdrojů soubor obsahující soubor podstatných dokumentů. Jedná se o právní povinnost stanovenou rozhodnutím vlády č. 905/2017.
Zaměstnavatel má povinnost uchovávat dokumenty v tomto souboru bezpečně a aktuální. Zákon říká, že zaměstnanecký soubor se uchovává ve fyzické formě na sídle zaměstnavatele. Musí být neustále aktualizován dokumenty, které potvrzují jakoukoli změnu v profesním životě zaměstnance ve vaší společnosti. Soubor bude kdykoli na vyžádání k dispozici ITM inspektorům. Podobně bude k dispozici zaměstnancům v případě žádosti o kopii.
Soubor prakticky dokumentuje profesní život zaměstnance ve vaší společnosti. Jakýkoliv dokument související se zaměstnancem musí být do tohoto souboru zařazen. Soubor v požadované formě zákona musí obsahovat dokumenty specifické pro následující 4 kategorie:
- Dokumenty požadované pro zaměstnání: kopie identifikačních dokumentů, studie včetně osvědčení o účasti na školení nebo kurzech zlepšování, schválení pracovního lékaře.
- Jednotlivá pracovní smlouva přiložená k nabídce práce, popis pracovního místa a hodnotící zpráva podle stanovených kritérií.
- Další akty týkající se uzavření, provádění, pozastavení, změny a ukončení jednotlivé pracovní smlouvy.
- Ostatní dokumenty: žádosti zaměstnance o volno (dovolená nebo neplacené volno), prohlášení o své odpovědnosti týkající se závislých osob pro odpočet osobního daňového základu.
Všechny dokumenty a informace v zaměstnaneckém souboru musí být chráněny a zpracovávány v souladu s právními požadavky týkajícími se ochrany osobních údajů.
Obsah dokumentů v zaměstnaneckém souboru je také užitečný v každodenních situacích při řešení situací týkajících se zaměstnanců. Například potvrzení bydliště s kopií občanského průkazu je užitečné pro jakoukoli korespondenci s zaměstnancem. Také žádosti o dovolenou nebo lékařské líkařské průkazy jsou důležité pro výpočet mzdy.