Výdajové hlášení se obecně považuje za čistě účetnickou záležitost. Ale pokud je tok zpracování hlášení ve společnosti obtížný, zahrnuje papírové formuláře s mnoha nejasnými pravidly nebo často způsobuje mnoho starostí zaměstnancům, stává se to tématem lidských zdrojů. Pokud má vliv na morálku a snižuje produktivitu, mělo by to zajímat personalistiku. A pokud vytváří finanční problémy zaměstnancům, je to určitě problém lidských zdrojů.
1. Proces řízení nákladových zpráv
- Vytváří administrativní práci pro zaměstnance
- Vyžaduje nepříjemnou práci pro zaměstnance a snižuje produktivitu
- Může vytvářet napětí mezi týmy
- Vytváří finanční tlak na některé kolegy
2. Jak zlepšit správu zaměstnaneckých výdajů?
- Uvažování o potřebách všech aktérů
- Eliminace papírových výpisů
- Použití mobilního telefonu na výdaje
- Ostatní zlepšení procesů
3. Nedostatečné interní procesy musí zajímat personální oddělení
Výdajové zprávy jsou obecně považovány za čistě účetní záležitosti. CFO vytváří proces a stanovuje pravidla, která zaměstnanci musí dodržovat.
Když je tok zpracování výkazů ve společnosti obtížný, zapojuje papírové formuláře s mnoha nejasnými pravidly nebo je obecně velkou hlavolam pro zaměstnance, stává se to tématem pro personální oddělení.
1.1 Vytváří administrativní práci pro zaměstnance
Přidání výdaje do výdajového zprávy může trvat mezi 2 a 5 minutami. Tento čas se násobí s každým dalším přidaným výdajem. Schválení manažerem může také trvat mezi 2 a 5 minutami. Kontrola finanční shody (s interními pravidly nebo fiskálními či účetními pravidly) výdajové zprávy může trvat 10 minut. Celý proces tak může spotřebovat minimálně 20 minut na účet na úrovni společnosti.
1.2 Vyžaduje nepříjemnou práci pro zaměstnance a nízkou produktivitu
Pro zaměstnance a manažery je to nudný, vyčerpávající a pracný proces. I když finanční/účetní tým obecně vytváří politiku a proces výdajů, také se jim to nelíbí. Zejména během uzávěrky, období (měsíc, rok), kdy je zajištěno, že účty obsahují všechny účtenky nebo opravují různé chyby.
Jakmile se jedná o nepříjemnou práci pro všechny aktéry v procesu, je těžké věřit, že se provádí s nejvyšší produktivitou.
1.3 Může vyvolat napětí mezi týmy
Výdajové zprávy zahrnují několik aktérů: žadatele (zaměstnance), schvalujícího (manažera) a zpracovatele (finančního/účetního oddělení). Aby výdajová zpráva prošla celým řetězcem, jsou potřeba e-maily se všemi aktéry a někdy dokonce i ve formě papíru.
Někdy nejsou politiky jasné nebo žadatelé je nesprávně chápou. Veškeré výměny vyžadují jasnou komunikaci a empatii, aby proces byl úspěšně dokončen. Často však dochází k protichůdným diskusím a nedorozuměním.
1.4 Způsobuje finanční tlaky na některé kolegy
U případů, kdy se jedná o občasné a malé výdaje, je problém významně zmírněn. U rolí, ve kterých se výdaje vyskytují často a mají vysokou hodnotu (například zaměstnanci, kteří cestují téměř každý týden), může vytváření výdajů z vlastních prostředků alespoň vytvářet pocit finanční nestability. Mohou nastat situace, kdy se neuskutečněné nebo vrácené účty hromadí po dlouhou dobu. V takovém případě dochází k reálným finančním tlakům na zaměstnance.
Pokud bychom to měli shrnout, nejlepším případem je, že proces správy výkazů vytváří dodatečnou administrativní práci - neplodnou a neefektivní, což často znamená stres. V jiných případech může vyvolávat napětí mezi kolegy. V dalších případech může vytvářet skutečné finanční tlaky na zaměstnance.
Proto by vytváření inteligentních procesů výdajových zpráv mělo být cílem nejen finančního týmu, ale také personálního oddělení. Zde je důvod, proč by zlepšení správy výdajů zaměstnanců mělo být cílem personálního oddělení.
Optimální implementace by zohledňovala potřeby všech aktérů, stejně jako několik (dobrých) postupů, například vytváření výdajových hlášení ve digitální podobě a používání mobilních telefonů.
2.1 Zohlednění potřeb všech aktérů
Férový proces řeší potřeby každého aktéra
Uchazeč (Zaměstnanec) - Moje výdaje / Výdajová hlášení
- Importovat podpůrné dokumenty
- Vytvořit a odeslat výdajové hlášení
- Sledovat stav vrácení výdajů
Schvalující (Manažer) - Výdaje mého týmu / Výdajová hlášení
- Upozornění při odeslání nového výdajového hlášení od mého týmu
- Schválit nebo odmítnout výdajové hlášení / výpověď
- Seznámit zaměstnance s jejich odpovědnostmi
Zpracovatel (Finanční účetnictví) - Analýza
- Zobrazit výdajová hlášení společnosti
- Zobrazit výdaje konkrétního zaměstnance nebo skupiny zaměstnanců/týmů
- Filtrovat výdaje podle kategorie
2.2 Eliminace papírových výdajových hlášení
Většina administrativních problémů vychází z faktu, že některé společnosti pracují (stále) s papírem. A skutečně, jediným důvodem, proč tak činí, je ten, že výdajová hlášení se vždy vyhotovovala právě takhle.
Přemýšlejte o těchto malých krocích, které jsou součástí každého procesu:
- Zaměstnanci musí najít, vytisknout a vyplnit šablonu výdajového hlášení.
- Musí také naskenovat a odeslat tyto dokumenty - spolu s papírovými účtenkami - nebo je fyzicky umístit do evidenčního systému. (Což je nepraktické při práci na dálku...)
- Finance následně musí zadat stejné údaje do vlastních systémů.
- Pokud je něco nesprávné nebo chybí, celý proces se opakuje. A informace jsou neustále neúplné nebo chybné.
Vytváření výdajových hlášení je docela nepříjemné. Pokud však zpracováváte desítky nebo stovky v měsíci, papír je vážnou překážkou.
Pokud se zaměřujete na pomoc týmům, aby se cítily spokojené a respektované při práci, zlepšení provozních procesů významně pomáhá. Omezení používání papírových dokumentů je v tomto ohledu skvělým úspěchem. A technologie to usnadňuje.
2.3 Použití mobilního telefonu pro výdaje
Proces založený na papírech lze snadno nahradit digitálním. Stejné informace - včetně účtenek/podpůrných dokumentů - lze zadat pomocí softwaru na mobilním zařízení. Rychleji a s méně chybami.
Místo čekání až do konce měsíce na zadání účtenek je zaměstnanci mohou zadávat okamžitě. Ve chvíli, kdy provedou nákup, ho jednoduše zaznamenají v aplikaci a vyfotografují účtenku. A pak se nemusí o ni starat později.
Tento přístup přináší několik výhod:
- Informace jsou pravděpodobně přesnější a aplikace zaměstnance provádí procesem
- Zaměstnanci okamžitě nahrávají účtenku, než by mohla být ztracena nebo poškozena
- Zadání výdaje trvá jen krátkou dobu
- Výdajové hlášení je zcela digitální
Tímto způsobem se snižuje administrativní stres pro každého aktéra. A navíc získáte efektivnější společnost.
2.4 Další zlepšení procesu
Díky zavedení výdajů těsně po jejich realizaci je možné poskytnout zaměstnancům rychlé vyrovnání nákladů, a to i předem. Výdajová hlášení lze vyhotovovat častěji a implicitně také vyúčtovány. Toto je otázka, na kterou si musí personální oddělení stanovit jasná očekávání vůči finančnímu a účetnímu týmu. A ti musí najít automatizovaná platební řešení, která umožní časté vyrovnání plateb.
Manažeři personálního oddělení rovněž musí být katalyzátorem, který podporuje finančně-účetní týmy, aby hledaly řešení, díky kterým jsou výdaje realizovány co nejméně a pouze výjimečně z prostředků zaměstnanců. To by mohlo znamenat širší využívání firemních karet nebo přímé placení faktur společností.
Současné týmy HR mají mnoho povinností. Ale bez ohledu na to, zda se zaměřují na podmínky práce na dálku, zaměstnanecké výhody, postup v kariéře nebo pouze na včasnou výplatu platů, je jádrovým posláním stejné: udržet členy týmu spokojené a naplněné v práci.
Co se vrací k základnímu tématu tohoto článku: Nedostatečné (špatné) procesy jsou problémem HR. Pokud ovlivňují morálku a snižují produktivitu, jsou to problém lidských zdrojů. A pokud vytvářejí finanční problémy zaměstnancům, pak je to určitě problém lidských zdrojů.