Pohlédněte na fakturaci projektů jako na další službu, kterou poskytuje vaše firmu zákazníkům. Tímto způsobem se ujistíte, že faktury související s projekty jsou stejně dobré jako služby, které poskytujete. Integrovaná digitální automatizace toku práce, sledování projektů a fakturační řešení podporují přesné, úplné a včasné procesy fakturace. Nedbalé faktury s chybami škodí firmě. Přesné a jasné faktury říkají zákazníkům, že firma dbá na profesionalitu.
- "Poslední dojem"
- Před vystavením faktury
- Během fakturace
- Po vystavení faktury / odeslání faktury
- Fakturace je služba poskytovaná zákazníkovi
- Přístup Oraroo
- Výhoda Oraroo
Profesních služeb společnosti spoléhají na silné vztahy se zákazníky ve všech oblastech činnosti. „Poslední dojem“ - konkrétně fáze fakturace projektu - může být zvláště kritická. Pokud je tento proces špatně řízený, zákazník může ztratit důvěru ke svému poskytovateli služeb a rozhodnout se svůj obchod přesunout jinam.
Škody, které fakturační problémy způsobují obchodním vztahům, jsou většinou způsobeny samotnou společností. Některé firmě fakturace připadá jako povrchní akce. Často je faktuře věnována malá pozornost nebo význam. Ve skutečnosti faktury dělají víc než jen říkají zákazníkům, kolik dluží. Odrážejí obraz dodavatele jako celku. Nepřesné faktury s chybami ubližují podnikání. Naopak přesné a srozumitelné faktury říkají zákazníkům, že společnost dbá na profesionalitu.
Společnosti, které projevují respekt ke svým zákazníkům skrze dodržování postupů fakturace, vytvářejí předpoklad, že obdrží respekt zpět.
V praxi to může znamenat rychle zaplacené faktury, bez komplikací, ve výši celého dlužného částky.
Tím, že se budete řídit některými osvědčenými postupy před, během a po přípravě faktury, vaše organizace poskytující profesionální služby může zlepšit svůj proces fakturace projektů. Tímto způsobem si můžete získat další úroveň respektu a zajistit, že „poslední dojem“, který na klienta zanecháte, bude pozitivní.
Optimální proces fakturace projektů začíná před vystavením faktur a zahrnuje odpovědi na několik základních otázek.
Kdy fakturuji?
Tato otázka se vztahuje k základním podmínkám projektu a k tomu, kdy lze vystavit fakturu za projekt. Může se jednat o konkrétní kalendářní datum nebo zahrnovat kritéria pro dosažení dohody, kdy může být faktura za projekt vystavena. Vystavení a odeslání faktury uprostřed projektu, kdy klient předpokládá, že faktura nepřijde, dokud nejsou práce hotové, může vyvolat napjaté rozhovory. Je důležité vědět, kdy klient očekává fakturaci vašich služeb.
Kdo obdrží fakturu?
Kontaktní osoba klienta pro projekt a kontaktní osoba pro faktury nejsou nutně totožné. Chybně adresovaná faktura může zpomalit tok vašich finančních prostředků. Vynaložte úsilí na určení "Kdo dostane fakturu?" na začátku projektu. Tímto způsobem stimulujete promptní platby zákazníků a vyhnete se nevhodnému postupu při fakturaci.
Jsou vyžadovány další dokumenty?
Některé faktury projektů mohou být doprovázeny podpůrnými dokumenty. Mohou to být jednoduché účtenky nebo výdajové zprávy. Nicméně mohou také zahrnovat odůvodnění provedených činností (na základě časových lístků projektu) nebo zprávu o předání-přijetí složitých dodávek. Stejně jako při odesílání faktury nesprávné osobě, odeslání faktury bez těchto záznamů škodí pověsti vaší organizace. A podobně může způsobit zpoždění plateb.
Návrh faktury se často individuálně přizpůsobuje každému poskytovateli profesionálních služeb. Ale bez ohledu na rozvržení by měla každá faktura projektu obsahovat veškeré nutné informace, které pomohou klientovi fakturu správně pochopit a zpracovat. Pokud chybí klíčové podrobnosti nebo jsou špatně prezentovány, může se zákazník zaměnit. Pokud jste to těžké pro svého klienta udělali, mohl jste ho také rozčílit. Neměl by se divit, když vaše faktura skončí na dně jeho seznamu nesplacených faktur.
Každá faktura projektu by měla obsahovat tyto základní prvky, které budou vytvářet dobrý vztah se zákazníkem, což se téměř vždy překládá do promptního zaplacení faktury:
- Profesionální hlavička - Název společnosti, poštovní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa a webové stránky
- Informace o kontaktu se zákazníkem - jméno, adresa a telefonní číslo příjemce faktury
- Číslo a datum faktury - číslo faktury, datum vystavení, datum splatnosti
- Podrobný seznam - Popis služeb/produktů, datum dokončení/nákupu, počet dodaných (hodin/položek), sazba (za hodinu/položku) a finanční informace (celková částka za řádek, mezisoučty, daně a celková suma)
- Způsob platby - bankovní účet dodavatele
Jistě, digitální fakturační proces je skvělým způsobem provozu.
Ale faktury je nutné odeslat včas a správným lidem, případně na správné e-mailové adresy.
Je také důležité je zaregistrovat v účetním systému pro sledování jejich platby klientem.
Aby se zajišťovalo, že "Poslední dojem" z firmy u vašich zákazníků bude dobrý, udržujte stejnou úroveň i ve finální fázi. Projekční fakturaci považujte za další službu, kterou poskytuje vaše firma poskytující profesionální služby pro klienty. Tímto způsobem se zajistí, že faktury související s projekty budou stejně dobré jako služby, které jste poskytli. Tok hotovosti a seznam budoucích projektů u klientů zůstanou vysoké.
Pro fázi "před fakturací" vám Oraroo umožňuje zobrazit služby, které lze fakturovat na příslušnou smlouvu (například služby, jejichž fakturační období je v minulosti). Lze provést výběr služeb, které mají být zahrnuty ve fakturaci.
Předběžnou opatření před zahájením procesu vydávání faktury je ověřit existenci e-mailové adresy pro odesílání faktur a případně ji ověřit.
Během fakturace lze zvolit různé typy šablon/formátů faktur. Například někteří zákazníci obdrží pouze fakturu.
Ostatní zákazníci obdrží fakturu doprovázenou podrobnostmi (například výkaz činnosti).
Také v fázi fakturace Oraroo umožňuje kontrolovat fakturační údaje zákazníka a přezkoumat služby. V této přednáhledu řádků faktury je také povoleno provádět změny (které mohou také následovat schvalovacím postupem).
Po dokončení procesu fakturace může být faktura odeslána klientovi e-mailem. Stav faktury lze zkontrolovat ve zobrazení faktur.
Funkční integrace mezi provozem projektu a kontrakty umožňuje přímé převzetí času práce a dosažených výsledků při výpočtu fakturace. Tato integrace zaručuje úplnou datovou přesnost mezi provozním a obchodním sledováním. Je to základní předpoklad pro proces, který neustále dodává správné, úplné a včasné faktury.
Technická integrace aplikace Oraroo se systémem e-mailových řešení umožňuje okamžitý přenos faktur zákazníkům, jakmile jsou schváleny v procesu. Automatizace tohoto procesu eliminuje manuální úsilí při hledání fakturačních a e-mailových adres a je předpokladem pro včasné odesílání faktur.
Model vzdálené práce kreativních a profesionálních služeb vyžaduje řešení pro řízení práce.
V době, kdy tolik společností hledá zvýšení produktivity centralizací informací v jediné holistické a v reálném čase viditelné podobě, je odstraněno riziko přílišného přidělování a projektoví manažeři jsou povzbuzeni k proactive rozhodování.
V téže souvislosti s vzdálenou prací potřebují zaměstnanci snadný přístup k pracovním informacím a rychlé digitální procesy řízení, aby udrželi vysokou míru zapojení.
S cílem vyhovět těmto potřebám si Oraroo klade za cíl zlepšit provozní a finanční výkonnost profesionálních služeb a sjednocuje v jediném systému řízení projektů, řízení zdrojů, stanovení a fakturace smluv, správu pracovní síly, podnikovou inteligenci a integraci stávajících systémů.