Pro zaměstnance není proces zpracování nákladových reportů vždy známý nebo jasný. Finanční týmy často dostávají výpisy s chybami vyplňování a schválení a zpracování vyžaduje mnoho ručního úsilí. Nejlepším řešením pro obě kategorie účastníků procesu je automatizace. I ta nejlepší politika výdajů nemůže zcela zabránit potížím s účty. Ale úspěšným řízením procesu pomocí aplikace se dají věci značně zjednodušit.
- S obtížemi při sledování náhrad za zaměstnanecké výdaje
- Řešení
- Účetní doklady zjednodušeny pomocí Oraroo
- Výhoda Oraroo
Pro většinu společností není složité definovat typy nákladů, za které zaměstnanci mohou požadovat náhradu. Jsou to převážně klasické kategorie společnosti (cestovní náklady, doprava, ubytování, zákaznické protokoly atd.) a zaměstnanci je budou schopni rozpoznat pomocí zdravého rozumu.
Složité je však udržet tyto náklady pod kontrolou - jak pro zaměstnance, tak pro celou společnost.
Pro zaměstnance
Zaměstnanci mají pevně dost důvodů, proč mít problémy:
- Způsob, jakým platí v práci, se liší od způsobu, jakým platí ve svém osobním životě
- Náklady mohou být malé a nepravidelné a snadno se tak zapomenou
- Zaměstnanci musí rozumět správnému způsobu hlášení nákladů a především tomu, jaké druhy dokladů jsou vyžadovány
Obecně řečeno, největším problémem je, že proces není vždy dobře formalizován a sdělován a většina zaměstnanců s ním není obeznámena.
Pro společnost
V tomto případě mluvíme o finančním týmu, který musí zpracovávat každý nárok zaměstnance na náhradu nákladů.
Pro ně je to obtížnější:
- Správy nákladů jsou často neúplné a plné chyb
- Faktury mohou přicházet kdykoliv během měsíce nebo čtvrtletí a zaměstnanci očekávají rychlé vyrovnání
- Zpracování výpisů vyžaduje spoustu úsilí s manuálním zadáním dat, což je ještě více otravné při výskytu chyb
Aby bylo možné tyto výzvy překonat, musí být provedeny změny. A nejlepším způsobem, jak zlepšit zpracování nákladových hlášení pro zaměstnance i finanční týmy, je automatizace.
Tento přístup začíná dobrou nástrojem pro správu nákladů, který pomáhá zaměstnancům podávat žádosti. Většina z těchto nástrojů začíná mobilní aplikací, která zaměstnance provede celým procesem. Jsou zde povinné požadavky, které zajistí, že nechybí žádné informace.
Zaměstnanec jednoduše může vyfotit účtenku. Nemusí každý měsíc rozhrabávat svou peněženku a snažit se vzpomenout, za co byla každá platba. Což je skvělé.
Ale hlavní výhodou těchto systémů je jejich dopad na finanční týmy. Nejprve už není potřeba manuálně zadávat data. Zaměstnanec již vyplnil veškeré informace.
Manažer a ti, kteří jsou zodpovědní za finance, mohou rychle zkontrolovat vyúčtování zaměstnance a poté jej schválit k platbě (nebo zamítnout). Tento proces trvá několik sekund.
Není potřeba hledat v e-mailové schránce a otevírat přílohy.
Účtenky jsou digitálně připojeny k nákladovým hlášením.
Schválená nákladová hlášení jsou poté odesílána k platbě a zápisu do účetních aplikací.
Je znepokojující přemýšlet o počtu hodin strávených manuálními procesy. Pravděpodobně již nyní zpracování nákladových hlášení stojí zaměstnance a finanční tým hodně času, pouze proto, že stávající proces je nepraktický.
Bohužel i ta nejlepší politika výdajů nemůže zabránit tomu, aby byly výdajové zprávy trochu otravné – pro finanční oddělení představují velké administrativní zatížení, zatímco zaměstnanci často musí čekat dlouho na vrácení výdajů.
Ale úspěšné zvládnutí tohoto procesu může znamenat značné zjednodušení.
V systému Oraroo jsme vytvořili speciální nástroje pro správu celého procesu výdajových zpráv pro zaměstnance a finanční týmy. Zaměstnanci mohou vytvářet výdajové zprávy, obdržet schválení od manažera a v sekundách je odeslat finančnímu týmu jako kompletní žádost.
Po vzniku výdaje může zaměstnanec pořídit jeho fotku pomocí svého mobilního telefonu a nahrát ji do své "galerie" výdajů v Oraroo, aby je mohl zahrnout do výdajové zprávy.
Po vzniku výdaje může zaměstnanec pořídit jeho fotku pomocí svého mobilního telefonu a nahrát ji do své "galerie" výdajů v Oraroo, aby je mohl zahrnout do výdajové zprávy.
Po návratu z pracovního výjezdu zaměstnanec rozhodne, že vytvoří odpovídající výdajovou zprávu. V Oraroo může vytvořit přehled a vybrat výdaje, které jsou její součástí. Následně zahajuje schvalovací proces výdajové zprávy.
Po návratu z pracovního výjezdu zaměstnanec rozhodne, že vytvoří odpovídající výdajovou zprávu. V Oraroo může vytvořit výdajovou zprávu a vybrat výdaje, které jsou její součástí. Následně zahajuje schvalovací proces výdajové zprávy.
Mimo všeobecných aspektů souvisejících se zpracováním nákladových hlášení ve kterékoli společnosti, existují ty, které se týkají opětovné fakturace (alespoň částečně) nákladů zákazníkům v služebních společnostech.
Integrovaný přístup k provozním aspektům projektu s obchodními nabízí velmi dobrou sledovatelnost nákladů na projektu i na úrovni smluv.
Oraroo umožňuje opětovnou fakturaci nákladů za projekt. Stiskněte tlačítko "Opětovná fakturace", ručně vyberte náklady, které mají být opětovně fakturovány, a vytvořte fakturu.
Následuje tedy kontrolní proud. Vygenerovanou fakturu lze zobrazit v detailu smlouvy.