Zjišťování, kde zaměstnanci pracují, je provozní potřeba, stejně jako závazek dodržování předpisů. Proces sběru a centralizace na základě tabulek a manuální kontroly inherentně generuje chyby v datech a omezení při konzultování těchto informací. Oraroo strukturuje proces sběru těchto dat, bere v úvahu kapacitu pracovního prostoru (hybridní pracovní modely) a automatizuje přístup k informacím, poskytující viditelnost celému týmu.
Flexibilita pracovní doby a prostoru pro provádění činnosti zaměstnanců a spolupracovníků vytváří složitost plánování práce. Jedná se o jedno z výzev, kterým čelí každý manažer, bez ohledu na oblast činnosti. Mnoho možností, které dnes máme v souvislosti s programem a kanceláří, vyžaduje jasnou potřebu organizovat zaměstnance a jejich aktivity. Tuto zodpovědnost mají manažeři a kolegové v oddělení lidských zdrojů.
Obvykle jsou právě manažeři ti, kteří plánují pracovní rozvrh pro každého zaměstnance, včetně místa práce. Ruční proces shromažďování a centralizace údajů na úrovni oddělení lidských zdrojů z několika tabulek vyplněných manažery je obtížný.
Kromě toho to zabírá čas a může vést k chybám zpracování. Následně jsou nasbíraná data neviditelná pro zaměstnance a manažery. Potřebují interakci s těmito daty, mají provozní charakter, nejen odpovídající.
Platforma Oraroo zahrnuje sekci, která strukturuje tyto informace a automatizuje k nim přístup. Oraroo tak přichází na pomoc manažerům a lidem v oddělení lidských zdrojů s praktickým řešením.
Všechny plány, kde zaměstnanec pracuje, jsou zaznamenány v mém týmovém kalendáři.
Zde manažer může přidělovat úkoly, vybírat jednu ze tří kategorií:
Vídejte, manažer zde může přidělovat úkoly a vybírat jednu ze tří kategorií:
- Domácí pracoviště
- Hlavní sídlo klienta
- Hlavní sídlo společnosti
V sekci Společnost - Můj tým vidí, zda mají lidé plánování provedeno a může jim přidělit místo pro práci podle specifikací projektů, na které jsou přiděleni.
Tyto plány nevidí pouze manažeři, ale všichni členové týmu, což umožňuje mnohem efektivnější komunikaci mezi kolegy. Všichni zaměstnanci vždy vědí, kde se který zúčastněný v projektu nachází.
V Oraroo můžete také definovat kapacitu pracoviště - například počet pracovních míst. Je to užitečná funkce v mnoha kontextech - pro udržení odstupu během pandemie COVID nebo v hybridní pracovním režimu, kdy mají kanceláře menší kapacitu než celkový počet zaměstnanců.
Pokud jedna z osob například nemůže být na místě určeném v plánu, může požádat o změnu přidělení, která bude poslána manažerovi k schválení. Tím lze realizovat tok žádosti a schválení práce z domova na žádost zaměstnance.
Jednou schválená žádost bude viditelná pro všechny zainteresované osoby.
Kromě toho se veškeré plánování pracovního místa odráží v docházkové zprávě. Tato je dostupná v rychlých akcích - Export docházkové zprávy.
Díky této automatizaci v Oraroo už manažeři nebo zodpovědné osoby za HR nemusí manuálně vyplňovat pracovní místo v tomto dokumentu.
Tím se dosahují tyto výhody této funkcionality v Oraroo:
- Viditelnost pro celý tým, pro efektivnější rozvoj činnosti.
- Snížení rizika chyb při zadávání dat a eliminace rizika chyb při zpracování shromážděných dat.
- Vyplňování pracovního místa v docházkové zprávě již není časově náročnou činností.