Jak roste váš podnik, nevyhnutelně budou mít zaměstnanci, kteří musí cestovat z pracovních důvodů. Ať už jde o schůzky s klienty, konference nebo školení, služební cesty mohou být pro vaši společnost značným výdajem. Naštěstí existují způsoby, jak ovládat výdaje zaměstnanců a cestování ve služebním zájmu zefektivnit.
Zde je pár tipů:
1. Sestavte směrnici týkající se cestování a výdajů
Jedním z nejlepších způsobů, jak ovládat zaměstnanecké výdaje, je sestavit směrnici týkající se cestování a výdajů. Vaše směrnice by měla zahrnovat pokyny pro letenky, ubytování, stravování a další drobné výdaje.
Oraroo vám umožňuje tuto směrnici dodržovat a poskytuje flexibilní pracovní postupy pro organizaci a schvalování cestování a výdajů.
2. Využijte služeb specializovaného cestovního agenta
Pokud vaši zaměstnanci musí často cestovat, měli byste zvážit vyčlenění člověka na interní organizaci cest nebo využití služeb firemní cestovní agentury. To vám umožní vyjednat slevy s hotely, leteckými společnostmi a půjčovnami automobilů. Osoba nebo agentura, která se stará o organizaci cestování ve společnosti, také může objevit příležitosti k úsporám, jako je sdílená jízda autem, příjezd na lepší umístěné letiště nebo prodloužení pobytu za účelem získání levnějšího letu.
Oraroo umožňuje začlenění vyhrazené osoby nebo agenta do interního schvalovacího procesu, který organizuje cestování a poskytuje rychlé a spolehlivé odpovědi všem zainteresovaným stranám. Tím manažeři mohou zajistit, že cestování proběhne pouze tehdy, kdy je nutné, a v rozpočtu, který byl schválen s ohledem na směrnice společnosti.
3. Využijte technologii
Existuje mnoho skvělých aplikací a webových stránek zaměřených na cestování, které vám mohou pomoci ušetřit čas a peníze. Nicméně, manažeři chtějí zajistit dodržování interních předpisů pro cestování a nedošlo k překročení rozpočtu. Kromě toho, když se zaměstnanci vrátí do kanceláře, nechtějí trávit čas přípravou nákladových dokladů s podrobnými odůvodněními položek, které již byly schváleny při plánování cesty.
Oraroo umožňuje snadný přenos dat z schválené žádosti o cestu na následující nákladový doklad. Všechny další výdaje lze pak registrovat s jejich uskutečňováním. Zaměstnanci mohou rychle zachytit fotografie nákladů pomocí fotoaparátu svého mobilního telefonu a později poskytnout nezbytná odůvodnění. Mezitím relevantní údaje z účtenek nebo faktur mohou být automaticky předem vyplněny v nákladových dokladech pomocí automatického rozpoznávání textu z obrázků (OCR) procesem.
Obchodní cesty
Existuje mnoho prvků, které je třeba sladit, abychom mohli rychle organizovat služební cesty a přitom udržovat náklady pod kontrolou. Jedním z nejdůležitějších kousků tohoto skládačky je mít jasný a stručný schvalovací postup na svém místě.
Bez dobře definovaného schvalovacího procesu je obtížné sledovat, kdo potřebuje něco odsouhlasit a kdy. To může vést k nákladným zpožděním a problémům s vašimi cestovními plány.
V Oraroo zahrnuje schvalovací postup pro služební cesty následující kroky:
1. Zaměstnanec podá žádost o cestu, včetně všech relevantních podrobností, jako jsou data, cíl cesty a účel cesty.
2. Manažer zkontroluje možnost této žádosti a buď ji schválí, nebo zamítne. V tomto kroku je stanoven limit nákladů na základě firemní politiky a rozpočtových omezení.
3. Pokud je žádost schválena, zařizovatel cest organizuje cestu a navrhne jednu nebo několik možností původnímu zaměstnanci s ohledem na omezení nákladů.
4. Zaměstnanec akceptuje nebo vybere vhodnou možnost, přičemž může být vyžadováno znovu schválení rozpočtu od manažera v případě, že související náklady překračují stanovený limit.
5. Zařizovatel cest provádí rezervaci dopravy a ubytování pro vybranou možnost.
6. Během cesty zaměstnanec shromažďuje účtenky a faktury, které ukládá do Oraroo ve formě fotografií pořízených svým mobilním telefonem.
Pro velké podniky lze takový postup přizpůsobit potřebám organizace. Například manažer může chtít získat názor projektového manažera nebo získat schválení od vyššího manažera nebo představenstva. Kromě toho může Oraroo automaticky spustit nákladovou zprávu na konci postupu, aby faktury nebo účtenky spravované zařizovatelem cest mohly být také přidány pro účetní účely.
Zaměstnanec, který zahajuje žádost o cestování v Oraroo, má možnost si sám organizovat svou cestu (rezervace letenek, hotelu, dopravy apod.) nebo nechat cestu zorganizovat Administrátory cestování.
- Zaměstnanec si sám zorganizuje firemní cestu : jeho žádost bude schválena pouze manažerem, Administrátoři cestování se nebudou zapojovat do žádného organizačního postupu.
- Zaměstnanec si sám nezorganizuje firemní cestu : jeho žádost bude schválena manažerem a později budou Administrátoři cestování informováni, aby zorganizovali cestu a zaměstnanci navrhli jednu nebo více možností s ohledem na omezení nákladů.
V případě, kdy zaměstnanec neorganizuje svou vlastní cestu, je možné zahájit žádost ze stránky "Můj kalendář". Zaměstnanec stiskne tlačítko "+" nebo vybere datum začátku a konce z kalendáře, poté si vybere typ žádosti, kterou chce zahájit, "Žádost o firemní cestu". Dále bude potřeba vyplnit následující údaje:
- Stručný popis mise;
- Účel cesty: účely jsou předdefinovány Administrátory cestování a zaměstnanec si může vybrat možnost ze seznamu (např .: návštěva klienta, konference, školení, atd.);
- Adresa cíle;
- Délka cesty: Datum odjezdu a příjezdu;
- Číslo cestovního příkazu (nepovinné): zaměstnanec si ho vygeneruje kliknutím na tlačítko se zvětšovacím sklem vedle pole
Po vyplnění výše uvedených informací zaměstnanec odešle žádost o schválení přímo manažerovi, který analyzuje vhodnost žádosti a buď ji schválí, nebo zamítne.
Mít schválený pracovní cestovní postup je důležité pro společnost, protože pomáhá v:
- sledování a kontrolu rozpočtů a jak jsou využívány;
- vědění o dostupnosti vašich zaměstnanců pro různé projekty nebo činnosti společnosti v blízké budoucnosti.
Zaměstnanci mohou požádat o schválení pracovní cesty na dálku, odkudkoli jsou, použitím platformy Oraroo.
Například, Justin pracuje v Bukurešti, je trenérem a potřebuje podpořit školení u klienta, ve městě jiném než je jeho pracoviště. Požádá o schválení cesty v Oraroo, z sekce Můj kalendář, vyplní detaily své cesty a později jeho manažer dostane úkol o schválení nebo zamítnutí žádosti. Pokud manažer souhlasí, cestovní administrátor dostane úkol na přípravu plánu a itineráře cesty, s ohledem na daný rozpočet. Když je plán hotov, bude prezentován zaměstnanci. Pokud zaměstnanec souhlasí, cestovní administrátor dokončí potřebné přípravy. V opačném případě může plan zamítnout a požádat o jiný pro svou cestu.
Zaměstnanci mohou kdykoli zkontrolovat stav svých žádostí o cestování v sekci Můj kalendář.
Nákladové reporty
Se svým podnikáním roste i náklady vašich zaměstnanců. Správa nákladů zaměstnanců může být časově náročná a frustrující, avšak je nezbytnou součástí plynulého chodu vašeho podniku.
Zde jsou některé tipy pro správu nákladů zaměstnanců:
1. Určete, které náklady jsou možné pro náhradu.
Ujistěte se, že vaši zaměstnanci vědí, které náklady jsou možné pro náhradu. To jim pomůže sledovat své výdaje a vyhnout se podávání neoprávněných výdajů. Měli byste také mít jasnou politiku, které účtenky jsou požadovány k náhradě.
2. Použijte software pro hlášení výdajů Oraroo.
Oraroo, jako integrovaný software pro hlášení výdajů, vám může ušetřit hodně času a starostí. Pomůže vám sledovat výdaje, vytvářet rozpočtová hlášení a automatizovat náhrady.
3. Pravidelně kontrolovat výdaje.
Nemačkejte kontrolu výdajů svých zaměstnanců až na konec roku. Pravidelně kontrolujte výdaje a odhalte jakékoli nesrovnalosti. To vám pomůže předcházet podvodům a brzy odhalit chyby.
4. Zavedete limity výdajů.
Jedním způsobů, jak ovládat výdaje zaměstnanců, je zavést limity výdajů. To vám pomůže zabránit zaměstnancům v nadměrném utrácení za firemní výdaje.
5. Poskytněte zaměstnancům vedení.
Pokud máte zaměstnance, kteří jsou noví ve správě výdajů, poskytněte jim vedení. Učte je, jak sledovat své výdaje a podávat žádosti o náhradu. Tímto způsobem můžete zjednodušit proces správy nákladů zaměstnanců. Ušetříte čas a peníze a pomůžete udržet plynulý chod vašeho podnikání.
6. Poskytněte zaměstnancům vedení.
Pokud máte zaměstnance, kteří jsou noví ve správě výdajů, dejte jim vedení. Učte je, jak sledovat své výdaje a podávat žádosti o náhradu. Tímto způsobem můžete zjednodušit proces správy nákladů zaměstnanců. Ušetříte čas a peníze a pomůžete udržet plynulý chod vašeho podnikání.
Zaměstnanci nyní mohou také posílat výdajové doklady na svůj Oraroo účet emailem. Emailová adresa, na kterou jsou dokumenty odesílány, je konfigurována pro každou jednotlivou společnost.
Zaměstnanec, který má definovanou emailovou adresu v Oraroo, může poslat email s připojenými soubory z této emailové adresy na emailovou adresu konfigurovanou pro společnost. V závislosti na počtu přenesených souborů jsou náklady přidány do sekce Moje výdaje - Neoznámené výdaje .
- Za každý připojený soubor bude vytvořen výdaj;
- Typy souborů, které mohou být posílány prostřednictvím tohoto emailu: .pdf, .jpg, .jpeg, .png, .xls, .docx, .tsx.
- Pokud mají pdf soubory více stránek, za každou stránku bude vytvořen výdaj;
Zaměstnanci mohou přistupovat k těmto nákladům a upravovat, přidávat informace nebo jiné přílohy popisující provedené platby. Později se tyto náklady mohou přidat do výdajových zpráv.
Když jsou náklady vynaloženy za účelem společnosti nebo jsou považovány za výhody, zaměstnanci/partneři připravují výdajové zprávy.
Před zahájením výdajových zpráv musí být náklady nahrány a podrobně popsány. S pomocí Oraroo mohou zaměstnanci/partneři spravovat své náklady, které později mohou zahrnout do výdajových zpráv, které budou zaslány k schválení manažerům a správcům výdajů.
Každý zaměstnanec/partner má svou vlastní část správy nákladů nazvanou Mé náklady, která je rozdělená do 2 sekcí:
- Náklady nepřihlášené : náklady, které byly nahrány, ale ještě nebyly zahrnuty do žádné výdajové zprávy;
- Moje výdajové zprávy : výkazy nákladů předložené ke schválení, již schválené nebo stále ve stavu konceptu.
Zaměstnanec/partner se dostane ke své sekci Mé náklady a nahrává dokumenty týkající se nákladů pomocí následujících metod:
Náklady lze nahrát z počítače nebo okamžitě po jejich vytvoření pouhým fotografováním pomocí mobilního telefonu. Kdykoliv jsem zpátky v kanceláři, mohu si zkontrolovat výsledky automatického rozpoznávání textu pomocí OCR, které Oraroo provádí ve pozadí, pro daný účtenku.
- Náklady lze nahrát z počítače: kliknutím na tlačítko "+" přidáme nové náklady (pokud vybereme několik příloh z počítače, budou patřit k jednomu nákladu - například, pokud vybereme fakturu a kupní doklad ke stejné faktuře, oba dokumenty budou patřit ke stejnému nákladu, protože se týkají stejné platby);
- Když je Oraroo používáno na mobilním telefonu, uživatelé na místě účtenek mohou udělat fotku. Stejné pravidlo platí i v tomto případě - pokud vybereme několik příloh z počítače, budou patřit ke stejnému nákladu;
- Pokud zaměstnanci/partneři mají v Oraroo definovanou emailovou adresu, mohou z této adresy odeslat email s přílohami na další interně definovanou emailovou adresu. Pro každou existující přílohu v emailu bude vytvořen náklad v Mé náklady.
Následně musí být každý náklad podrobně popsán před zařazením do jakékoliv výdajové zprávy.
Každá společnost může v Oraroo nastavit svůj vlastní katalog Kategorií a Typů nákladů. Katalog může být použit při klasifikaci nákladů vytvořených zaměstnanci. Společnost tak může analyzovat, které typy zaznamenaných nákladů jsou nejčastější nebo jednoduše použít informace pro další reporty nebo importy do interně používaného softwaru.
- Kategorie nákladů - klasifikace nákladů podle účelu jejich vytvoření. Příklad: Cestování, Administrativní náklady, Další benefity, Náklady na zákazníka, atd.
- Typy nákladů - každý typ nákladu odpovídá kategorii nákladů (například: typ nákladu : Doprava - kategorie nákladu : Cestování, typ nákladu : Odborná školení - kategorie nákladu : Další benefity, atd.)
Zaměstnanci budou nahrávat dokumenty do sekce Moje Náklady a popisovat každý jednotlivý náklad na základě předdefinovaných polí v Oraroo. Upravovací obrazovka nákladu je rozdělena do 4 sekcí:
- Základní informace : Identifikátor nákladu, Popis, Datum nákladu, Kategorie a Typ nákladu, Celková hodnota, Měna a Hodnota DPH;
- Ostatní dodatečné informace o nákladech : Část zaměstnance, Část společnosti, Směnný kurz, Platební termín, Dodavatel, Spojená služební cesta;
- Ostatní dodatečné informace o klientech, projektech a smlouvách : Náklad může být spojen s konkrétním klientem, projektem nebo smlouvou existujícími v Oraroo. Zároveň může být určeno, zda je náklad přeúčtovatelný na zákazníka nebo zda ho musí zákazník uhradit (volitelný krok, záleží na situaci);
- Přílohy : dokumenty nahrávané jako důkaz o nákladu a jejich typ. Lze přidat několik příloh, odrážejících stejnou platbu (například: Faktura v eurech, placená zaměstnancovou kreditní kartou a Výpis z banky dokazující směnný kurz, za který byla platba provedena).
Po dokončení tohoto souboru informací lze náklad zařadit do nákladového hlášení společně s dalšími náklady a odeslat k schválení.
Při poskytování podrobností o výdajích je nezbytně nutné specifikovat typy dokumentů, které slouží jako důkaz o platbě. V Oraroo je možné nastavit katalog finančních a nefinančních typů dokumentů. Zaměstnanci mohou následně určit typ dokumentu pro každý dokument spojený s výdajem.
Daňové faktury, účtenky, daňové doklady jsou považovány za finanční dokumenty a výpisy účtu, úhrady jako nefinanční dokumenty. To jsou pouze některé příklady typů dokumentů, společnost si může nastavit vlastní seznam v závislosti na interních postupech.
V Oraroo lze v jedné nákladové položce připojit více příloh. Příklad: Provedl jsem platbu kreditní kartou v eurech, ale potřebuji svoje peníze vrátit v rumunské měně. Můžu připojit fakturu a výpis z banky (2 přílohy), abych dokázal, jakou částku jsem utratil a jaký směnný kurs byl použit.
Pro každou připojenou přílohu bude nastaven následující typ dokumentu:
- Ze stránky Upravit Nákladovou položku - Sekce Přílohy: pro každou přílohu lze vybrat typ dokumentu z rozbalovacího seznamu - tučně zvýrazněné názvy dokumentů jsou finanční dokumenty a nezvýrazněné názvy dokumentů jsou nefinanční dokumenty;
- Vlevo nahoře nad obrázkem, který představuje přílohu, je rozbalovací seznam typů dokumentu, ze kterého lze vybrat typ dokumentu - tučně zvýrazněné názvy dokumentů jsou finanční dokumenty a nezvýrazněné názvy dokumentů jsou nefinanční dokumenty;
Pro zaměstnance a finanční týmy existují speciální nástroje pro správu celého procesu schvalování nákladového rozpočtu. V Oraroo zaměstnanci vytvářejí nákladovou zprávu, získají schválení manažera a do několika sekund odešlou úplnou žádost finančnímu týmu.
Jakmile je provedeno jedno nebo více výdajů, zaměstnanec nahraje dokumenty související s těmito výdaji a vyplní potřebné informace. Dalšími kroky je vybrat výdaje, které budou zahrnuty do nákladové zprávy, vytvořit nákladovou zprávu a spustit schvalovací tok.
Nákladová zpráva nejprve dorazí k přímému manažerovi zaměstnance. Ten je informován a identifikuje žádost o schválení nákladové zprávy v seznamu úkolů. Zároveň může zobrazit nákladovou zprávu a všechny související výdaje a rozhodnout o jejím schválení.
Finanční tým je informován poté, co došlo k schválení manažera. Tým nyní může zkontrolovat přiložené dokumenty a rozhodnout, zda se tato nákladová zpráva může zaznamenat do účetnictví a platit dále. Pokud je nákladová zpráva zamítnuta, její iniciátor obdrží opravný oznámení a po opravě odešle správnou verzi nákladové zprávy zpět.