Správa lidských zdrojů se zaměřuje na procesy a postupy, které se dodržují při řízení lidských zdrojů ve společnosti. Tyto pracovní postupy se mohou lišit v závislosti na velikosti a potřebách organizace, ale existují některé společné prvky, které jsou obvykle zahrnuty.
Prvním krokem každého lidského zdroje je identifikace potřebné pracovní síly. To zahrnuje strukturování požadovaného personálu, dovedností a zkušeností, které by měli mít, a úkolů, za které budou odpovědní. Jakmile je pracovní síla identifikována, následuje nábor, který vede k skutečnému zaměstnání zaměstnance.
Když zaměstnanci potvrdí přijetí nabídky a podepsání smlouvy, musí být začleněni do společnosti. To zahrnuje poskytnutí potřebného zařízení a přístupu k systémům, ale také školení a orientaci, aby byli schopni efektivně plnit své pracovní povinnosti. Kromě toho by měl proces začleňování také zahrnovat přezkum firemních politik a postupů.
Jakmile jsou zaměstnanci začleněni a pracují, musí být kontinuálně řízeni. Začíná to schopností poskytnout rychlé odpovědi na běžné zaměstnanecké požadavky potřebné k řádnému plnění jejich práce, stejně jako řešení složitějších aspektů, jako jsou hodnocení výkonu, mentoring a rozvoj a zvládání řízení jakýchkoli disciplinárních problémů, které se mohou objevit. Současně bude také odpovědností managementu a týmu lidských zdrojů monitorovat různé ukazatele výkonu zaměstnanců a provozní ukazatele, které musí být rychle dostupné.
Oraroo poskytuje efektivní způsob řešení celého spektra činností správy lidských zdrojů, který umožňuje společnostem vybudovat efektivní a efektivní pracovní sílu.
Organizační struktura
Když se společnosti rozrůstají a rozšiřují své činnosti, často potřebují přehodnotit a upravit své organizační struktury. Organizační struktura firmy je způsob, jakým je nastavena k dosažení svých cílů. Existuje mnoho různých typů organizačních struktur a Oraroo podporuje všechny z nich.
Nejběžnějším typem organizační struktury je hierarchická struktura, ve které existuje jasný řetězec velení a autority. Tento typ struktury je jednoduchý a efektivní a funguje dobře pro společnosti, které mají jasný rozdělení práce. Nicméně, hierarchické struktury mohou být nepružné a pomalé v reakcích na změny.
Dalším běžným typem organizační struktury je matricová struktura. V matricové struktuře existuje více než jeden řetězec velení a zaměstnanci podléhají více než jednomu manažerovi. Tento typ struktury je pružnější než hierarchická struktura a může pomoci společnostem rychle reagovat na změny na trhu. Nicméně, matricové struktury mohou být zmatené a obtížně řídit.
Nejlepší organizační struktura společnosti závisí na jejích konkrétních potřebách. Velké společnosti často mají složité operace a musí být schopny rychle reagovat na změny. Pro tyto společnosti může být matricová struktura nejlepší volbou. Menší společnosti se mohou obejít s jednodušší hierarchickou strukturou.
Nakonec, nejlepší organizační struktura společnosti závisí na její velikosti, odvětví a cílech a skutečně je tou, která nejlépe pomáhá společnosti dosáhnout svých cílů.
Můžete vytvořit organizační strukturu vaší společnosti jako strukturu organizačních jednotek, které jsou řídicí struktury různých úrovní (oddělení, divize, kancelář, služba).
Váš tým tak má trvalou viditelnost ve vaší organizační struktuře společnosti, s různými perspektivami:
- Jeden z hierarchie organizačních jednotek,
- Jeden z pozic v rámci různých organizačních jednotek, obsazených nebo neobsazených vašimi kolegy, spolu s manažery těchto jednotek (podobné grafickému přehledu funkcí)
- Jeden z hierarchie operačního podřízení, v případě, že se liší od hierarchie organizačních jednotek.
Při nastavování organizační jednotky můžete definovat pozice v komponentě, stejně jako počet pozic podle schváleného rozpočtu. Zde je také určena pozice, která má roli vedoucího organizační jednotky.
Celkově vzato, společnost může spravovat různé typy pracovních smluv. Tým personalistiky může spravovat smlouvy na plný úvazek, na částečný úvazek a na flexibilní úvazek v Oraroo. Každý zaměstnanec má svou vlastní obrazovku s podrobnostmi, kde může přistupovat k informacím týkajícím se zaměstnaneckých údajů, pracovního rozvrhu, pozice nebo dovolených.
Dynamika činností společností vyžaduje poskytnutí lidských zdrojů s konkrétními dovednostmi na dočasné období. Proto v Oraroo můžete kromě zaměstnanců také sledovat Servisní partnery, kteří podporují projekty společnosti jen po omezenou dobu (např. pronajatý personál, externí konzultanti).
Můžete udělit Servisním partnerům omezený přístup k prohlížení informací v Oraroo, přičemž budou mít přístup pouze do následujících rubrik:
- Moje časový rozvrh: zaznamenává čas strávený pouze na projektech s přidělenými úkoly;
- Můj kalendář: zkontroluje své přidělené projekty nebo zažádá o volno;
- Moje výdaje: zaznamenává náklady, které budou předány finančnímu týmu ke smíření.
Trend sdílení skupin společností na vzestupu je snížení nákladů a zvýšení efektivity . Hlavní výhody tohoto přístupu jsou eliminace duplikací a překrývání , čímž lze dosáhnout významných úspor nákladů .
Kromě toho , sdílení systémů pomůže organizacím významně zlepšit komunikaci a spolupráci mezi jednotlivými odděleními a obchodními jednotkami . Když všichni používají stejnou platformu , je snadnější vyměňovat informace a n
Zaměstnanecké smlouvy a dokumenty
Pokud jde o zaměstnanecké smlouvy a správu dokumentů, je třeba mít na paměti několik klíčových věcí. První a především je důležité mít jasnou a stručnou smlouvu, která vymezuje očekávání jak zaměstnavatele, tak zaměstnance. Smlouva by měla obsahovat informace o pracovních povinnostech, platu a benefitech.
Kromě smlouvy je důležité mít v archivu několik dalších důležitých dokumentů. Mezi ně patří popis zaměstnání, který vymezuje konkrétní povinnosti a odpovědnosti zaměstnance, dokumenty, které jsou zaměstnancem poskytovány v rámci procesu nástupu do zaměstnání, a další dokumenty, které odrážejí zaměstnancovy žádosti a odůvodnění, změny pozice apod.
Mít systém pro sledování a správu zaměstnaneckých dokumentů je velmi důležité. Mít dobře fungující systém znamená zajištění snadné přístupnosti potřebných dokumentů a zabránění jejich ztrátě. Je důležité udržovat dokumenty organizované a aktuální. To znamená pravidelně je procházet a aktualizovat dle potřeby a držet je na centrálním místě, kde budou snadno dostupné jak zaměstnavatelům, tak zaměstnancům.
Oraroo může být vaším elektronickým repozitářem zaměstnaneckých dokumentů, takže můžete zajistit, že vaše zaměstnanecké smlouvy a správa dokumentů budou efektivní a účinné.
Oraroo vám umožňuje definovat typy dokumentů, které umožňují správnou klasifikaci zaměstnaneckých dokumentů a nastavení úrovní důvěrnosti. Můžete se rozhodnout, ke kterým dokumentům má zaměstnanec přístup, a také k kterým dokumentům má přístup přímý manažer.
Oraroo nabízí možnost registrace a přístupu k zaměstnaneckému souboru elektronicky. Mít všechny informace o zaměstnanci viditelné na jednom místě výrazně usnadňuje práci manažera lidských zdrojů.
Zaměstnanecký soubor lze získat z obrazovky Podrobnosti zaměstnance, která je k dispozici pro každou osobu zaměstnanou ve společnosti. Poskytuje kompletní přehled o datech tohoto zaměstnance od začátku pracovní smlouvy.
Data, jako jsou pracovní dokumenty (kopie občanského průkazu, oznámení o pracovním zdravotním vyšetření, různá prohlášení zaměstnanců, rodný list, svatební list, popis pracovního místa, životopis atd.), pracovní smlouva, další smlouva navazující na pracovní smlouvu, diplomy z vzdělání nebo kurzů, nebo kterékoliv jiné dokumenty požadované a relevantní pro společnost, lze uložit v sekci Přílohy - Zaměstnanecký soubor . Můžete nahrávat odkazy na externí webové stránky nebo dokumenty, přičemž Oraroo přijímá různé formáty souborů, jako jsou pdf, excel, word, jpg, png atd.
V Oraroo mohou být spuštěny různé toky, které přímo zapojují zaměstnance (schvalování žádostí o dovolenou, schvalování nákladových hlášení, schvalování plánování pracovního místa, atd.), a jako manažer nebo odpovědná osoba v humanitních záležitostech můžete požadovat určité dokumenty od zaměstnanců v závislosti na situaci.
Běžným případem je schvalování nemocenského volna. Společnost bude potřebovat podpůrné dokumenty (lékařské osvědčení), aby takové volno mohla schválit. Zaměstnanci mohou nahrát požadované dokumenty během procesu schvalování žádostí o absenci, a dále jsou uloženy v podrobnostech každého zaměstnance, v sekci Přílohy - Ostatní dokumenty. Tím pádem mají odpovídající pracovníci v humanitních záležitostech rychlý přístup k datům a dokumentům a riziko ztráty nahrávaných dokumentů se výrazně snižuje.
S Oraroo mohou týmy pro správu lidských zdrojů spravovat související informace o zaměstnání, jako jsou:
- Informace o smlouvě - datum nástupu do zaměstnání, datum podepsání, číslo smlouvy, datum ukončení nebo důvod;
- Informace o místě a povaze práce - pozice, pracovní místo, existence klauzulí o telematické práci, norma a pracovní rozvrh;
- Náhrada a výhody - plat, dovolená nebo další;
- Zaměstnanecký arch: všechny dokumenty související s lidskými zdroji, jako je kopie OP, oddací list, rodný list, pracovní prohlášení atd.
- Kvalifikace: odborné dovednosti, znalosti nebo schopnosti;
- Různé ukazatele, které upozorňují na ziskovost a náklady ve společnosti pro daného zaměstnance;
Pro každého zaměstnance existuje přidělená obrazovka s výše popsanými informacemi, ke kterým mají přístup pouze týmy pro správu lidských zdrojů.
Zprávy a vypočítané ukazatele
Operační a výkonnostní ukazatele jsou nástroje, které firmy používají k lepšímu pochopení aktivity zaměstnanců a měření jejich produktivity. Sledováním těchto ukazatelů mohou firmy identifikovat oblasti, ve kterých potřebují zaměstnanci zlepšit, a provést změny k zvýšení produktivity.
Firmy mohou sledovat různé operační a výkonnostní ukazatele, některé běžné zahrnují:
-Počet uskutečněných prodejních hovorů
-Počet odeslaných e-mailů
-Počet dokončených úkolů
-Počet vyřešených podpůrných tiketů
Sledování operačních a výkonnostních ukazatelů zaměstnanců lze provádět manuálně nebo pomocí softwaru.
Pro každý typ pracovního postupu zaměstnanců sleduje Oraroo soubor souvisejících operačních ukazatelů na úrovni zaměstnance, které lze také použít k měření jeho/zí jejich výkonnosti. Přímí manažeři, ale také top management a personální oddělení mohou sledovat tyto ukazatele zaměstnanců a sledovat jejich vývoj v čase.
V případě, že jsou tyto ukazatele vypočítávány v externím systému, je lze importovat do Oraroo, poskytující korelovaný pohled, který může pomoci porozumět úrovním zapojení zaměstnanců a podpoře programů profesního rozvoje.